Analiza XYZ+ABC: dwie litery zamiast jednej

Analiza ABC odpowiada na pytanie „ile ta pozycja daje”. Analiza XYZ — na pytanie „czy można na nią liczyć”. Osobno każda odpowiedź jest niepełna, a decyzje na jej podstawie wychodzą jednostronne.

Spójrzmy na dwie pozycje z demonstracyjnego zestawu danych. Kawa ziarnista mieszanka 60/40 — 42 032 sztuki w roku, największa pozycja asortymentu. Ciastka kruche — 34 378 sztuk, też klasa A. Według ABC są sąsiadami i reguły dla nich powinny być takie same.

Ale współczynnik zmienności kawy to 76,8%, a ciastek — 7,6%. Ciastka schodzą równo, można je zamawiać według harmonogramu. Kawa przez pół roku prawie stoi, a latem idzie trzy razy szybciej. Te same reguły dla obu oznaczają albo pusty magazyn w lipcu, albo zamrożone pieniądze w lutym.

Dwie litery zamiast jednej rozwiązują dokładnie ten problem. Pierwsza mówi, ile pozycja daje, druga — jak równo to robi. Kawa dostaje kod AZ, ciastka AX, i praca z nimi różni się od pierwszego spojrzenia na raport.

Kod to dwie litery pod rząd, a ich kolejność jest ścisła.

• Pierwsza litera to ABC: wkład pozycji w całkowitą wielkość. A to największe, C to ogon.
• Druga litera to XYZ: rozrzut sprzedaży w okresach. X to równo, Z to nierówno.

Daje to dziewięć kombinacji: AX, AY, AZ, BX, BY, BZ, CX, CY, CZ. Razem nazywa się je macierzą — trzy wiersze ABC na trzy kolumny XYZ.

Kolejność liter trzeba zapamiętać. AZ i ZA to nie dwa zapisy tej samej komórki: AZ czyta się jako „duża pozycja z nierównym popytem”, a odwrotna kolejność w tabelach branżowych w ogóle nie występuje. Narzędzie drukuje litery w kolejności ABC → XYZ, czyli od AX do CZ.

Dobra wiadomość: nie trzeba liczyć niczego nowego. Obie litery biorą się z tych samych dwunastu kolumn, które zostały wybrane — po prostu czyta się je inaczej. Jak liczy się każda z nich, opisano w artykule o analizie XYZ i w artykule o analizie ABC.

Tu potyka się najwięcej osób: wydaje się, że do ABC potrzebna jest osobna kolumna z sumą roczną albo z przychodem. Nie jest potrzebna.

Narzędzie samo sumuje wybrane kolumny. Bierze te same okresy, z których liczy rozrzut, sumuje je w wierszu i rozkłada pozycje na A, B i C według tej sumy. W raporcie widać ją jako osobną kolumnę — SUM — więc podstawę litery zawsze można sprawdzić wzrokiem, a nie przyjmować na wiarę.

Wynika stąd reguła ważniejsza, niż się wydaje: ABC wychodzi w tej jednostce, w jakiej są kolumny. Podano sztuki na miesiąc — podział na A, B i C wyjdzie w sztukach. Potrzebne ABC w pieniądzach — podaje się miesięczny przychód, a nie ilość. Te same kolumny zasilają obie litery, więc rozrzut policzy się wtedy również na pieniądzach; to w pełni poprawne, trzeba tylko wiedzieć, co się mierzy.

W demonstracyjnym zestawie kolumny są w sztukach, więc i wkład liczony jest w sztukach. Wyszło: A — 24 pozycje i 80,5% wielkości, B — 30 pozycji i 14,6%, C — 66 pozycji i 4,9%.

Jest druga analiza z dwuliterowym kodem i to zupełnie co innego.

Kompleksowa ABC porównuje ze sobą dwa wskaźniki pieniężne — na przykład przychód i zysk albo sprzedaż i stan magazynu. Jej kody wyglądają jak AA, AC, CA … CC: obie litery dotyczą tam wkładu, tylko według różnych kolumn. Odpowiada na pytanie „gdzie pieniądze rozchodzą się z pieniędzmi”: pozycja AC dużo się sprzedaje i mało przynosi.

XYZ+ABC porównuje wkład z zachowaniem w czasie. Druga litera nie dotyczy tu pieniędzy w ogóle, tylko równości popytu. Odpowiedź jest inna: „gdzie pieniądze stoją na nieprzewidywalnym popycie”.

W raporcie rozróżnia się je łatwo — po drugiej literze. Jeśli to A, B lub C, masz przed sobą kompleksową ABC; jeśli X, Y lub Z — to XYZ+ABC. Szczegółowe omówienie dziewięciu komórek pieniężnych jest w artykule o kompleksowej analizie ABC.

Duże pozycje z równym popytem. To najspokojniejsza część listy i ta, dla której w ogóle robi się analizę.

W demonstracyjnym zestawie w AX znalazło się 12 pozycji — 10% listy, dających 39,9% całej wielkości. Co dziesiąty wiersz robi prawie czterdzieści procent obrotu i robi to przewidywalnie.

Co się z nimi robi:

• zamawia według harmonogramu — działa tu punkt zamówienia, minimalny stan, regularna dostawa;
• trzyma minimalny zapas bezpieczeństwa — popyt jest równy, nie ma czego szczególnie zabezpieczać;
• negocjuje cenę — to pozycje o przewidywalnej wielkości i właśnie pod nie wytargowuje się warunki u dostawcy.

Główny błąd przy AX to nie ruszać ich wcale, bo „i tak wszystko działa”. Pieniądze oszczędzone na magazynie biorą się głównie stąd: zdjąć tydzień zapasu z rdzenia opłaca się bardziej niż wyczyścić cały ogon.

Duże pozycje z nierównym popytem. Jeśli w raporcie szukać jednej komórki, to właśnie tej.

W zestawie w AZ są tylko 4 pozycje — 3,33% listy. Ale przypada na nie 14,6% rocznej wielkości. Trzy i pół procenta wierszy trzyma co siódmą sprzedaną sztukę, a tego popytu nie da się przewidzieć według średniej.

Największa z nich to ta sama mieszanka kawy 60/40: 42 032 sztuki w roku przy współczynniku zmienności 76,8%. To jednocześnie pierwszy wiersz raportu według wielkości i pozycja, przy której planowanie nie działa.

Stąd ryzyko: błąd w AZ jest drogi w obie strony. Zabrakło — traci się sprzedaż na najbardziej chodliwej pozycji. Wzięto z zapasem — zamrożono pieniądze w wielkości porównywalnej z całą klasą B.

Co się robi:

• ustala przyczynę rozrzutu — sezon, promocje, jeden duży klient czy po prostu nierówny popyt. To różne diagnozy i różne decyzje;
• zabezpiecza zapas świadomie i liczy jego koszt — przy AZ zapas bezpieczeństwa jest najdroższy i jest świadomą zapłatą za dostępność;
• skraca horyzont zamówienia — częściej i mniejszymi partiami, jeśli dostawca pozwala;
• negocjuje warunki zwrotu albo odroczenia — przy dużej nieprzewidywalnej pozycji warto o tym porozmawiać.

Małe pozycje z nierównym popytem. Najliczniejsza komórka w niemal każdym asortymencie.

W zestawie to 27 pozycji — 22,5% listy przy 2,3% wielkości. Co piąty wiersz raportu przynosi łącznie 13 713 sztuk rocznie: mniej niż połowa rocznej sprzedaży jednej pozycji z rdzenia.

Pokusa jest oczywista — wyczyścić. Ale zanim się wyczyści, warto zobaczyć, dlaczego pozycja się tu znalazła, bo do CZ trafia kilka zupełnie różnych rzeczy:

• nowość, która dopiero zaczęła się sprzedawać — przed nią wzrost, a zera na początku roku dają ogromny rozrzut;
• pozycja wygasająca, której już się nie bierze — zera na końcu dają ten sam rozrzut, ale decyzja jest odwrotna;
• towar rzadki, ale potrzebny — brany raz na kwartał, a bez niego klient nie przychodzi;
• sezonowy drobiazg, który żyje dwa miesiące w roku.

Pierwsze dwa wyglądają w raporcie niemal identycznie, a robić z nimi trzeba dokładnie odwrotnie. Jak narzędzie je rozróżnia — w trzecim artykule serii.

Co się robi z resztą ogona: przechodzi na zamówienie pod klienta, łączy partie, żeby nie wozić po jednej sztuce, i wycofuje to, co nie trzyma ani klienta, ani półki.

Trzy omówione komórki to przypadki skrajne. Między nimi leży sześć pozostałych i decyzje przy nich są łagodniejsze.

• AY — duże, wahają się w zrozumiałych granicach. 8 pozycji, 26,0% wielkości: druga pod względem pieniędzy komórka zestawu. Traktowane jak rdzeń, ale z większym zapasem bezpieczeństwa.
• BX — średniaki z równym popytem. 14 pozycji, 6,2%. Kandydaci do automatycznego zamawiania: reguły rdzenia działają, a koszt błędu jest niższy.
• BY — średniaki z wahaniami. 9 pozycji, 4,6%. Zwykły zapas bezpieczeństwa, nic szczególnego.
• BZ — średniaki z nierównym popytem. 7 pozycji, 3,8%. Ten sam wybór co w AZ, tylko tańszy: tu częściej opłaca się praca na zamówienie.
• CX — małe, ale równe. 14 pozycji, 1,0%. Najwygodniejsza część ogona: zamawia się automatycznie i nie wymaga uwagi.
• CY — małe z wahaniami. 25 pozycji, 1,6%. Oglądane razem z CZ przy czyszczeniu asortymentu.

Reguła ogólna: im wyższa pierwsza litera, tym droższy błąd; im dalej druga od X, tym mniej można polegać na średniej.

Nad tabelą raportu narzędzie rysuje macierz: dziewięć komórek, w każdej ile pozycji tam trafiło i jaki udział listy stanowią. Kliknięcie komórki filtruje tabelę pod nią, więc od AZ do czterech konkretnych wierszy jest jedno kliknięcie.

I najważniejsze przy czytaniu: procenty w macierzy to udział w liczbie pozycji, a nie w pieniądzach. Przy AZ stoi 4 pozycje i 3,33% — trzy procent wierszy, a nie trzy procent obrotu. Obrotu jest tam 14,6% i tej liczby macierz nie pokazuje.

Różnica jest ogromna, a mylenie jej niebezpieczne w obie strony:

• według liczby CZ wygląda na najważniejszą komórkę raportu — 22,5% listy. Według pieniędzy to 2,3%;
• według liczby AZ wydaje się drobiazgiem — 3,33%. Według pieniędzy to siódma część całego obrotu.

Udział w pieniądzach ogląda się w samej tabeli: przy XYZ+ABC narzędzie dodaje do kolumn trzy — współczynnik zmienności, SUM i kod komórki. Filtruje się po komórce i sumuje SUM — wychodzi wkład grupy. Kolejność czytania raportu jest ta sama co w analizie XYZ: najpierw ogólny obraz z macierzy, potem AZ malejąco według SUM, potem rdzeń.

Czytanie procentów macierzy jako pieniędzy. Najczęstszy i najdroższy: przy takim czytaniu ogon wygląda na główny problem asortymentu, a AZ na drobiazg. Jest odwrotnie.

Zakładanie, że potrzebna jest osobna kolumna z sumą. Narzędzie samo sumuje wybrane okresy, a dodatkowa kolumna z sumą roczną, wybrana razem z miesiącami, tylko psuje obliczenia: wchodzi i do sumy, i do rozrzutu jako kolejny „okres”.

Mylenie z kompleksową ABC. Kody AA…CC i AX…CZ wyglądają podobnie, ale odpowiadają na różne pytania. Patrz na drugą literę.

Grupowanie komórek na „dobre” i „złe”. AZ i CZ obie kończą się na Z, a decyzje przy nich są przeciwne: jedną zabezpiecza się pieniędzmi, drugą wycofuje z asortymentu. Macierz służy właśnie do ich rozróżnienia.

Stosowanie reguł rdzenia do całej litery A. AX zamawia się według harmonogramu, AZ tak zamawiać nie wolno — to dokładnie ten przypadek, z którego bierze się przepełniony magazyn i braki jednocześnie.

Wyciąganie wniosków z jednej komórki w oderwaniu od jej rozmiaru. Cztery pozycje w AZ to statystyka z czterech obserwacji. Decyzję podejmuje się patrząc na same pozycje, a nie na udział komórki.

Macierz mówi, co robić z grupą. Nie mówi, dlaczego pozycja trafiła właśnie do tej komórki: za literą Z kryją się i sezon, i wzrost, i wygasanie, i nowość — a decyzje przy nich są różne, choć litera jedna.

• Czym jest analiza XYZ — prostymi słowami — skąd bierze się druga litera;
• Czym jest analiza ABC — prostymi słowami — skąd bierze się pierwsza;
• Co jeszcze narzędzie widzi w okresach — trend, sezonowość, martwy zapas i nowości za tymi samymi liczbami.