XYZ+ABC-Analyse: zwei Buchstaben statt einem

Die ABC-Analyse beantwortet die Frage „wie viel bringt dieser Artikel“. Die XYZ-Analyse beantwortet „kann man sich auf ihn verlassen“. Für sich genommen ist jede Antwort unvollständig, und die Entscheidungen danach fallen einseitig aus.

Sehen Sie sich zwei Artikel aus dem Demonstrationsdatensatz an. Eine Kaffeebohnen-Mischung 60/40 — 42.032 Stück im Jahr, der größte Artikel des Sortiments. Mürbegebäck — 34.378 Stück, ebenfalls Klasse A. Nach ABC sind sie Nachbarn, und die Regeln für sie müssten dieselben sein.

Der Variationskoeffizient liegt beim Kaffee aber bei 76,8 % und beim Gebäck bei 7,6 %. Das Gebäck geht gleichmäßig weg und lässt sich nach Plan bestellen. Der Kaffee steht ein halbes Jahr fast still und geht im Sommer dreimal so schnell. Dieselben Regeln für beide bedeuten entweder ein leeres Lager im Juli oder gebundenes Geld im Februar.

Genau das lösen zwei Buchstaben statt einem. Der erste sagt, wie viel der Artikel bringt, der zweite, wie gleichmäßig er es tut. Der Kaffee erhält den Code AZ, das Gebäck AX, und die Arbeit mit ihnen unterscheidet sich schon beim ersten Blick in den Bericht.

Der Code besteht aus zwei aufeinanderfolgenden Buchstaben, und ihre Reihenfolge ist fest.

• Der erste Buchstabe ist ABC: der Beitrag des Artikels zum Gesamtvolumen. A sind die größten, C ist der Ausläufer.
• Der zweite Buchstabe ist XYZ: die Streuung der Verkäufe über die Perioden. X ist gleichmäßig, Z ist sprunghaft.

Das ergibt neun Kombinationen: AX, AY, AZ, BX, BY, BZ, CX, CY, CZ. Zusammen heißen sie Matrix — drei ABC-Zeilen mal drei XYZ-Spalten.

Die Reihenfolge der Buchstaben müssen Sie sich merken. AZ und ZA sind nicht zwei Schreibweisen derselben Zelle: AZ liest sich als „großer Artikel mit sprunghafter Nachfrage“, und die umgekehrte Reihenfolge kommt in Branchentabellen gar nicht vor. Das Werkzeug druckt die Buchstaben in der Reihenfolge ABC → XYZ, also von AX bis CZ.

Die gute Nachricht: Es muss nichts Neues gerechnet werden. Beide Buchstaben stammen aus denselben zwölf Spalten, die Sie ausgewählt haben — sie werden nur unterschiedlich gelesen. Wie jeder von beiden berechnet wird, steht im Artikel zur XYZ-Analyse und im Artikel zur ABC-Analyse.

Hier stolpert man am häufigsten: Es wirkt so, als bräuchte ABC eine eigene Spalte mit der Jahressumme oder mit dem Umsatz. Braucht es nicht.

Das Werkzeug addiert die ausgewählten Spalten selbst. Es nimmt dieselben Perioden, aus denen es die Streuung berechnet, summiert sie je Zeile und verteilt die Artikel nach dieser Summe auf A, B und C. Im Bericht steht sie als eigene Spalte — SUM —, sodass sich die Grundlage des Buchstabens immer mit eigenen Augen prüfen lässt, statt sie zu glauben.

Daraus folgt eine Regel, die wichtiger ist, als sie aussieht: ABC kommt in der Einheit heraus, in der Ihre Spalten stehen. Geben Sie Stück je Monat ein, fällt die Aufteilung in A, B und C nach Stück aus. Brauchen Sie ABC nach Geld, geben Sie Umsatz je Monat ein und nicht die Menge. Dieselben Spalten speisen beide Buchstaben, also wird dann auch die Streuung auf Geld gerechnet; das ist völlig zulässig, Sie müssen nur wissen, was Sie messen.

Im Demonstrationsdatensatz stehen die Spalten in Stück, also wird auch der Beitrag in Stück gezählt. Ergebnis: A — 24 Artikel und 80,5 % des Volumens, B — 30 Artikel und 14,6 %, C — 66 Artikel und 4,9 %.

Es gibt eine zweite Analyse mit zweibuchstabigem Code, und sie ist etwas völlig anderes.

Die komplexe ABC-Analyse vergleicht zwei Geldgrößen miteinander — etwa Umsatz und Gewinn oder Verkauf und Bestand. Ihre Codes sehen aus wie AA, AC, CA … CC: Beide Buchstaben stehen dort für den Beitrag, nur auf verschiedenen Spalten. Sie beantwortet die Frage „wo weicht Geld von Geld ab“: Ein Artikel AC verkauft sich viel und bringt wenig.

XYZ+ABC vergleicht den Beitrag mit dem Verhalten über die Zeit. Der zweite Buchstabe steht hier überhaupt nicht für Geld, sondern für die Gleichmäßigkeit der Nachfrage. Seine Antwort lautet anders: „wo steht Geld auf unvorhersehbarer Nachfrage“.

Im Bericht unterscheiden Sie sie leicht — am zweiten Buchstaben. Ist er A, B oder C, sehen Sie die komplexe ABC-Analyse; ist er X, Y oder Z, ist es XYZ+ABC. Die ausführliche Betrachtung der neun Geldzellen steht im Artikel zur komplexen ABC-Analyse.

Große Artikel mit gleichmäßiger Nachfrage. Das ist der ruhigste Teil der Liste und der Grund, aus dem die Analyse überhaupt gemacht wird.

Im Demonstrationsdatensatz liegen in AX 12 Artikel — 10 % der Liste, die 39,9 % des gesamten Volumens bringen. Jede zehnte Zeile macht fast vierzig Prozent des Umschlags, und sie macht es vorhersehbar.

Was man mit ihnen tut:

• nach Plan bestellen — Bestellpunkt, Mindestbestand und regelmäßige Lieferung greifen hier;
• einen minimalen Sicherheitsbestand halten — die Nachfrage ist gleichmäßig, es gibt wenig abzusichern;
• über den Preis verhandeln — das sind Artikel mit vorhersehbarem Volumen, und für sie werden die Konditionen beim Lieferanten ausgehandelt.

Der Hauptfehler bei AX ist, sie gar nicht anzufassen, weil „ohnehin alles gut läuft“. Das im Lager gesparte Geld kommt überwiegend von hier: eine Woche Bestand aus dem Kern zu nehmen bringt mehr, als den ganzen Ausläufer zu räumen.

Große Artikel mit sprunghafter Nachfrage. Wenn Sie im Bericht nach einer Zelle suchen, dann nach dieser.

Im Datensatz liegen in AZ nur 4 Artikel — 3,33 % der Liste. Auf sie entfallen aber 14,6 % des Jahresvolumens. Dreieinhalb Prozent der Zeilen halten jedes siebte verkaufte Stück, und diese Nachfrage lässt sich nicht über den Mittelwert vorhersagen.

Der größte davon ist eben jene Kaffeemischung 60/40: 42.032 Stück im Jahr bei einem Variationskoeffizienten von 76,8 %. Er ist zugleich die erste Zeile des Berichts nach Volumen und der Artikel, bei dem Planung nicht funktioniert.

Daher das Risiko: Ein Fehler in AZ ist in beide Richtungen teuer. Zu wenig — und Sie verlieren Umsatz beim gängigsten Artikel. Zu viel — und Sie binden Geld in einer Größenordnung, die einer ganzen Klasse B entspricht.

Was man tut:

• die Ursache der Streuung klären — Saison, Aktionen, ein großer Kunde oder einfach ungleichmäßige Nachfrage. Das sind verschiedene Diagnosen und verschiedene Entscheidungen;
• den Bestand bewusst absichern und den Preis dafür ausrechnen — in AZ ist der Sicherheitsbestand am teuersten, und er ist eine bewusste Zahlung für Verfügbarkeit;
• den Bestellhorizont verkürzen — häufiger und in kleineren Partien, wenn der Lieferant es zulässt;
• Rückgabe oder Zahlungsziel verhandeln — bei einem großen unvorhersehbaren Artikel lohnt sich dieses Gespräch.

Kleine Artikel mit sprunghafter Nachfrage. Die am dichtesten besetzte Zelle in nahezu jedem Sortiment.

Im Datensatz sind das 27 Artikel — 22,5 % der Liste bei 2,3 % des Volumens. Jede fünfte Zeile des Berichts bringt zusammen 13.713 Stück im Jahr: weniger als die Hälfte der Jahresverkäufe eines einzigen Artikels aus dem Kern.

Die Versuchung liegt nahe — ausmisten. Vor dem Ausmisten lohnt sich aber der Blick darauf, warum ein Artikel hier gelandet ist, denn in CZ fallen mehrere völlig verschiedene Dinge:

• eine Neuheit, die gerade erst anläuft — vor ihr liegt Wachstum, und die Nullen zu Jahresbeginn erzeugen eine riesige Streuung;
• ein abklingender Artikel, den man nicht mehr nimmt — die Nullen am Ende erzeugen dieselbe Streuung, aber die Entscheidung ist die umgekehrte;
• eine seltene, aber notwendige Ware — einmal im Quartal gekauft, ohne die der Kunde jedoch nicht kommt;
• eine kleine Saisonposition, die zwei Monate im Jahr lebt.

Die ersten beiden sehen im Bericht fast gleich aus, und zu tun ist mit ihnen genau das Gegenteil. Wie das Werkzeug sie unterscheidet, steht im dritten Artikel der Serie.

Was man mit dem übrigen Ausläufer tut: auf Bestellung umstellen, Partien bündeln, um nicht einzelne Stücke zu fahren, und aussortieren, was weder Kunden noch Regal hält.

Die drei besprochenen Zellen sind die Extremfälle. Dazwischen liegen sechs weitere, und die Entscheidungen dort fallen milder aus.

• AY — groß, schwankt in überschaubaren Grenzen. 8 Artikel, 26,0 % des Volumens: die nach Geld zweitgrößte Zelle des Datensatzes. Behandelt wie der Kern, aber mit größerem Sicherheitsbestand.
• BX — Mittelfeld mit gleichmäßiger Nachfrage. 14 Artikel, 6,2 %. Kandidaten für automatische Bestellung: Die Regeln des Kerns greifen, und der Preis eines Fehlers ist niedriger.
• BY — Mittelfeld mit Schwankungen. 9 Artikel, 4,6 %. Üblicher Sicherheitsbestand, nichts Besonderes.
• BZ — Mittelfeld mit sprunghafter Nachfrage. 7 Artikel, 3,8 %. Dieselbe Wahl wie in AZ, nur billiger: Hier lohnt sich die Bestellung auf Abruf häufiger.
• CX — klein, aber gleichmäßig. 14 Artikel, 1,0 %. Der bequemste Teil des Ausläufers: wird automatisch bestellt und braucht keine Aufmerksamkeit.
• CY — klein mit Schwankungen. 25 Artikel, 1,6 %. Wird beim Ausmisten zusammen mit CZ betrachtet.

Die allgemeine Regel: je höher der erste Buchstabe, desto teurer der Fehler; je weiter der zweite von X entfernt ist, desto weniger können Sie sich auf den Mittelwert verlassen.

Über der Berichtstabelle zeichnet das Werkzeug die Matrix: neun Zellen, in jeder steht, wie viele Artikel dort gelandet sind und welchen Anteil der Liste sie ausmachen. Ein Klick auf eine Zelle filtert die Tabelle darunter, von AZ zu vier konkreten Zeilen ist es also ein Klick.

Und nun das Wichtigste beim Lesen: Die Prozente in der Matrix sind der Anteil an der Zahl der Artikel, nicht am Geld. Bei AZ stehen 4 Artikel und 3,33 % — drei Prozent der Zeilen, nicht drei Prozent des Umschlags. Der Umschlag beträgt dort 14,6 %, und diese Zahl zeigt die Matrix überhaupt nicht.

Der Unterschied ist gewaltig, und ihn zu verwechseln ist in beide Richtungen gefährlich:

• nach Anzahl sieht CZ wie die wichtigste Zelle des Berichts aus — 22,5 % der Liste. Nach Geld sind es 2,3 %;
• nach Anzahl wirkt AZ wie eine Kleinigkeit — 3,33 %. Nach Geld ist es ein Siebtel des gesamten Umschlags.

Den Anteil am Geld lesen Sie in der Tabelle selbst: Bei XYZ+ABC ergänzt das Werkzeug Ihre Spalten um drei — den Variationskoeffizienten, SUM und den Zellcode. Filtern Sie nach einer Zelle und addieren Sie SUM, dann haben Sie den Beitrag der Gruppe. Die Lesereihenfolge ist dieselbe wie bei der XYZ-Analyse: zuerst das Gesamtbild über die Matrix, dann AZ nach absteigender SUM, dann der Kern.

Die Prozente der Matrix als Geld lesen. Der häufigste und teuerste Fehler: So gelesen wirkt der Ausläufer wie das Hauptproblem des Sortiments und AZ wie eine Kleinigkeit. Es ist genau umgekehrt.

Annehmen, man brauche eine eigene Summenspalte. Das Werkzeug addiert die ausgewählten Perioden selbst, und eine zusätzliche Spalte mit der Jahressumme, zusammen mit den Monaten ausgewählt, verdirbt die Berechnung nur: Sie geht sowohl in die Summe als auch in die Streuung als eine weitere „Periode“ ein.

Mit der komplexen ABC-Analyse verwechseln. Die Codes AA…CC und AX…CZ sehen ähnlich aus, beantworten aber verschiedene Fragen. Achten Sie auf den zweiten Buchstaben.

Zellen in „gute“ und „schlechte“ gruppieren. AZ und CZ enden beide auf Z, und die Entscheidungen dazu sind entgegengesetzt: Die eine sichert man mit Geld ab, die andere sortiert man aus. Genau dafür ist die Matrix da.

Die Regeln des Kerns auf den ganzen Buchstaben A anwenden. AX wird nach Plan bestellt, AZ darf so nicht bestellt werden — genau daraus entstehen ein übervolles Lager und Fehlmengen gleichzeitig.

Aus einer Zelle Schlüsse ziehen, ohne auf ihre Größe zu sehen. Vier Artikel in AZ sind eine Statistik aus vier Beobachtungen. Die Entscheidung trifft man mit Blick auf die Artikel selbst, nicht auf den Anteil der Zelle.

Die Matrix sagt, was mit einer Gruppe zu tun ist. Sie sagt nicht, warum ein Artikel gerade in dieser Zelle gelandet ist: Hinter dem Buchstaben Z verbergen sich Saison, Wachstum, Abklingen und Neuheit — und die Entscheidungen unterscheiden sich, obwohl der Buchstabe derselbe ist.

• Was die XYZ-Analyse ist — in einfachen Worten — woher der zweite Buchstabe kommt;
• Was die ABC-Analyse ist — in einfachen Worten — woher der erste kommt;
• Was das Werkzeug in Ihren Perioden sonst noch sieht — Trend, Saisonalität, tote Bestände und Neuheiten hinter denselben Zahlen.