Komplexe ABC-Analyse: was zwei Kennzahlen zugleich zeigen

Die gewöhnliche ABC-Analyse nimmt eine Zahlenspalte — etwa den Jahresumsatz — und teilt die Liste in drei Klassen: A, B und C. Das funktioniert, und damit fängt man an. Wie die Klassen berechnet werden, woher die 80/20-Regel kommt und warum sie nicht für ein Gesetz zu nehmen ist, steht gesondert in „Was die ABC-Analyse ist — in einfachen Worten“. Ich wiederhole davon hier nichts.

Ein eindimensionaler Bericht hat aber eine Decke. Hier sind drei Fragen, die er grundsätzlich nicht beantworten kann:

• Wo ist das Geld gebunden? Eine Position bringt viel Umsatz — aber wie: durch stetigen Absatz oder durch ein paar große Lieferungen im Jahr?
• Was lässt die Kunden tatsächlich kommen? Im Umsatzausläufer stecken immer Positionen, die in fast jeder Bestellung liegen. Nach Umsatz sehen sie wie Kandidaten für die Auslistung aus.
• Wo ist der Kern und wo sind bloß große Zahlen? Eine Position kann nach Geld in Klasse A sein und sich dennoch in Einzelstücken verkaufen.

Alle drei Fragen handeln von derselben Sache: eine Spalte reicht nicht, weil der Beitrag zum Geld und der Beitrag zum Volumen zweierlei sind. Die komplexe ABC-Analyse berechnet die Klassen über zwei Kennzahlen zugleich und gibt jeder Position einen zweibuchstabigen Code. Es folgt, wie dieser Code zu lesen ist und was mit jeder der neun Zellen zu tun ist.

Die Mechanik ist einfach: die gewöhnliche ABC wird zweimal gerechnet, je Spalte einmal, und dann werden die beiden Buchstaben zu einem Code verbunden. Keine neue Mathematik — dieselben kumulierten Anteile und dieselben Schwellen 80 / 15 / 5.

Womit die Sache aufkommt, die fast jeder aufzuschreiben vergisst:

Der erste Buchstabe ist die Klasse nach der ersten der beiden Spalten, der zweite die Klasse nach der zweiten. Und die erste ist nicht die, die Sie zuerst angeklickt haben, sondern die, die in Ihrer Datei weiter links steht: Der Assistent ordnet Ihre Auswahl nach der Datei. Tauschen Sie die Spalten in der Datei, wird aus AC ein CA, und der Bericht sagt genau das Gegenteil.

Die Reihenfolge lässt sich im nächsten Schritt prüfen, ohne auf den Bericht zu warten: Die Schwellen der Kategorien werden je Spalte eingestellt, und die Karten kommen in derselben Reihenfolge, in der die Spalten in die Berechnung gehen.

In unserem Beispiel ist die erste Spalte „Jahresumsatz“ und die zweite „Verkauft, Stk“. AC liest sich also als „Klasse A nach Umsatz, Klasse C nach Menge“ — viel Geld auf einer kleinen Zahl verkaufter Stück.

Entlang jeder Achse für sich kam das Bild fast wie im Lehrbuch heraus:

• Klasse A — 40 Positionen (20 % des Sortiments) — 80,3 % des Ergebnisses;
• Klasse B — 50 Positionen (25 %) — 14,8 %;
• Klasse C — 110 Positionen (55 %) — 4,9 %.

Und dasselbe entlang beider Achsen — die Übereinstimmung ist hier kein Zufall, sie wurde für das Beispiel absichtlich so eingerichtet. Interessant wird es, wenn man diese beiden Aufteilungen übereinanderlegt.

Die neun Zellen kamen so heraus:

• AA — 26 Positionen, AB — 8, AC — 6;
• BA — 8, BB — 32, BC — 10;
• CA — 6, CB — 10, CC — 94.

Sehen Sie sich das Verhältnis an: Auf der Diagonale liegen 152 von 200 Positionen, das heißt, bei drei Vierteln des Sortiments waren sich beide Buchstaben einig. Die Uneinigkeiten sind die verbleibenden 48 Zeilen, und die schärfsten davon (AC und CA) sind nur 12. In der Matrix ist wenig Interessantes, aber es ist teuer: Diese zwölf Zeilen sind der Grund, aus dem die zweite Spalte überhaupt hinzukam. Wären sich die Buchstaben immer einig, bräuchte man die komplexe Analyse nicht.

Die Farbe der Zelle läuft von Grün nach Rot, mit den Beschriftungen „Beste“ und „Schlechteste“. Sie ist als „mehr Beitrag — weniger Beitrag“ zu lesen und nicht als Urteil über den Artikel: Die Methode misst den Beitrag zu den Kennzahlen, die Sie gewählt haben, und weiß nichts über die Marge oder darüber, warum eine Position überhaupt im Sortiment ist. Auf die rote Ecke der Matrix kommen wir zurück.

Noch etwas, das leicht falsch gelesen wird. Eine Zelle der Matrix enthält die Zahl der Positionen und ihren Anteil am Sortiment — nicht den Anteil am Umsatz. Das sind die beiden Anteile, die ständig verwechselt werden: „AA — 13 %“ bedeutet 13 % der Zeilen der Liste, nicht 13 % des Geldes. Das Geld in AA sind im Gegenteil fast 70 %. Eine ausführliche Durchsprache dieser Falle steht im begleitenden Beitrag.

Und ein verbreitetes Missverständnis sei gleich ausgeräumt: der zweite Buchstabe handelt nicht vom Preis. Der Code besteht aus Rängen, nicht aus Werten, und sagt für sich nichts über das Preisniveau. In unserer Datei liegt der durchschnittliche Stückpreis in AA zwischen 4 und 8 EUR — und genau so in CC: 4,8–6,7 EUR. Entgegengesetzte Zellen, gleicher Preis. Was immer vom Preis spricht, ist eine Uneinigkeit zwischen den Buchstaben: Ist eine Position in AC oder CA gelandet, liegt ihr Preis scharf außerhalb der Mitte — nach oben oder nach unten. Unten sehen Sie das an konkreten Zeilen.

Sechs Positionen. Klasse A nach Umsatz, Klasse C nach Menge: 3,6 % des Jahresumsatzes auf 0,6 % aller verkauften Stück.

Hier sind sie vollständig, direkt aus dem echten Bericht:

• Pflanzenöl Raps, 10 l — 6 806 EUR für 190 Stück;
• Mehl Vollkorn, 25 kg — 6 416 EUR für 195 Stück;
• Blatttee grün, 1 kg — 6 082 EUR für 181 Stück;
• Croissants klassisch, 48 Stk — 5 707 EUR für 209 Stück;
• Blatttee Kamille, 1 kg — 5 449 EUR für 193 Stück;
• Croissants mit Schokolade, 48 Stk — 5 095 EUR für 188 Stück.

Der Stückpreis liegt hier zwischen 27 und 36 EUR gegen einen Median von 5,6 EUR über die ganze Datei. So sieht „teuer und selten“ aus: Der Umsatz kommt nicht durch einen Strom zusammen, sondern durch ein paar Dutzend Lieferungen.

Was daraus in der Praxis folgt:

• der Sicherheitsbestand wird in Stück gezählt, nicht in Geld. Ein paar Packungen im Lager sind schon eine merkliche Summe, doch bei dieser Verkaufshäufigkeit kann ein solcher Bestand Monate decken. Genau hier sitzt gewöhnlich das gebundene Umlaufvermögen;
• prüfen Sie, wie viele Käufer hinter diesem Umsatz stehen. Kommen diese 190 Lieferungen von drei Kunden, ist das keine Position der Klasse A, sondern eine Abhängigkeit von drei Kunden, und darüber sollten Sie sich Sorgen machen, nicht über das Sortiment;
• ein Fehlbestand ist hier teuer, aber nicht sofort sichtbar. Eine Position kann zwei Wochen unverkauft bleiben, einfach weil die Nachfrage so ist — und unverkauft zu bleiben, weil nichts mehr da ist, sieht genau so aus.

Und was nicht zu tun ist. Ältere Darstellungen der komplexen ABC raten für solche Positionen gewöhnlich zu „Preis erhöhen oder Absatz steigern“. Der Preis ist hier bereits fünf- bis sechsmal so hoch wie der Median des Sortiments — nach oben ist kein Platz mehr, und „mehr verkaufen“ scheitert nicht an der Anstrengung, sondern an der Natur der Nachfrage: Niemand kauft jede Woche 25 kg Mehl.

Ebenfalls sechs Positionen — und das genaue Gegenteil der vorigen. Klasse C nach Umsatz, Klasse A nach Menge: 0,6 % des Umsatzes auf 4,0 % aller verkauften Stück.

Das ist Wasser in 1,5-Liter-Flaschen (1 023–1 127 EUR für 1 200–1 350 Stück) und Servietten in 100er-Packungen. Der Stückpreis liegt zwischen 0,81 und 1,01 EUR, fünf- bis sechsmal unter dem Median der Datei.

Der Hauptpunkt zu dieser Zelle: in einem eindimensionalen Bericht nach Umsatz landeten alle sechs Positionen in Klasse C und wären die ersten Kandidaten für die Auslistung. Der komplexe Code zeigt, dass sie nach Menge ganz oben auf der Liste stehen — sie werden ständig gekauft, in fast jeder Bestellung. Sie zu entfernen heißt nicht, 0,6 % des Umsatzes zu entfernen, sondern den Grund, aus dem ein Teil der Bestellungen überhaupt zustande kommt.

Was mit ihnen gemacht wird:

• sie werden nicht ausgelistet, bevor ihre Rolle in der Bestellung untersucht ist. Es lohnt zu prüfen, wie viele Rechnungen eine solche Position enthalten und was sonst noch darauf steht;
• mit dem Preis wird vorsichtig umgegangen. Das ist genau der Fall, in dem der Preis ein wirksamer Hebel ist: Ein kleiner Aufschlag wird mit einer großen Menge multipliziert. Aber auch die Empfindlichkeit des Käufers dafür ist am höchsten, denn den Preis eines solchen Artikels kennt er auswendig;
• die Kosten der Belieferung werden gerechnet. Ein billiger Artikel mit vielen Verkäufen frisst Lagerfläche, Kommissionierzeit und Zeilen auf Rechnungen. Manchmal zahlt es sich besser aus, die Packung zu vergrößern, als den Preis zu erhöhen;
• die Verfügbarkeit wird beobachtet. Ein Fehlbestand fällt hier sofort auf und trifft die ganze Bestellung.

AC und CA sind spiegelbildliche Lagen, und die Entscheidungen dazu sind entgegengesetzt. Deshalb dürfen sie nicht in einen gemeinsamen Topf „Uneinigkeiten“ mit einem Rat für alle geworfen werden: Jeder solche Rat ist für die eine Zelle richtig und für die andere schädlich.

Sechsundzwanzig Positionen — 13 % der Liste. Auf sie entfallen 69,5 % des Umsatzes und 68,3 % der Stück: groß sowohl im Geld als auch im Volumen. Die größte einzelne Zeile des Berichts sind Fusilli-Nudeln in der Fünf-Kilogramm-Packung: 49 730 EUR für 8 163 Stück.

Das ist, was nicht verloren gehen darf, und der Preis eines Fehlers ist hier am höchsten — genau wie in der gewöhnlichen ABC. Der Unterschied ist, dass der zweite Buchstabe Sicherheit hinzufügt: Die Position ist groß nicht wegen einmaliger Geschäfte, sondern wegen eines Stroms. Solche Positionen werden vorrätig gehalten, sie bekommen Vorrang bei Gesprächen mit dem Lieferanten, und ihre Bestände werden am häufigsten geprüft.

Die Kehrseite ist die Bündelung: Zwei Drittel des Geschäfts ruhen auf dreizehn Prozent des Sortiments. Das ist weder gut noch schlecht, aber es ist ein Risikofaktor und gehört aufgeschrieben.

Und eine Einschränkung, ohne die der Bericht falsch gelesen wird: AA ist nicht „das beste Sortiment“, sondern sind die bedeutendsten Positionen in den zwei Kennzahlen, die Sie gewählt haben. Die Methode weiß nichts über die Marge — sie sieht genau die Spalten, die Sie ihr gegeben haben. Rechnen Sie erneut mit der Marge statt der Menge, und die Zusammensetzung von AA ändert sich merklich.

Sechsunddreißig Positionen, deren Buchstaben um einen Schritt auseinandergingen. Sie werden nach demselben Grundsatz durchgearbeitet wie AC und CA, nur fallen die Schlüsse milder aus.

AB — 8 Positionen, 7,2 % des Umsatzes auf 3,4 % der Stück. In unserem Beispiel sind das große Packungen und Premium-Artikel: Gebäck in 3-kg-Packungen, Olivenöl in Fünf-Liter-Kanistern, gemahlener Kaffee, Muffins — von 10 bis 15 EUR je Packung. Großes Geld bei durchschnittlichem Volumen: Worauf man sieht, ist die Stabilität der Nachfrage und ob die Position überschüssigen Bestand mit sich zieht.

BA — 8 Positionen, 3,5 % des Umsatzes auf 7,9 % der Stück. Nudeln in 500-g-Packungen, Saucen, Sahne, Konfitüre — 2–3 EUR je Stück. Sie bewegen sich gut und verdienen mäßig. Das ist die nächstliegende Wachstumsreserve: Eine kleine Änderung von Preis oder Lieferkonditionen verschiebt ihren Beitrag merklich, gerade weil die Mengen groß sind.

BC — 10 Positionen (1,9 % / 0,9 %) und CB — 10 Positionen (0,9 % / 1,9 %). Dieselben Schieflagen wie in AC und CA, nur schwächer. Eigene Entscheidungen brauchen sie selten — man sieht sie an, wenn man sich mit der starken Zelle nebenan befasst.

Die Regel, die für alle sechs „auseinandergehenden“ Zellen gilt: je weiter die Buchstaben auseinandergingen, desto weiter liegt der Preis der Position vom übrigen Sortiment entfernt — und desto nützlicher ist es, diese Position gesondert anzusehen.

Vierundneunzig Positionen — fast die halbe Liste — auf 3,3 % des Umsatzes und 3,4 % der verkauften Stück. Von beidem wenig.

Das ist jene rote Ecke der Matrix mit der Beschriftung „Schlechteste“. Und hier werden Berichte am häufigsten durch die falsche Formulierung verdorben. CC sind nicht „verlustbringende Artikel“. Die ABC-Analyse weiß nichts über Verluste: Sie teilt die Liste nach dem Beitrag zu den Kennzahlen, die Sie ihr gegeben haben. „Wenig Umsatz und wenige Stück“ und „erzeugt Verluste“ sind völlig verschiedene Aussagen, und die zweite folgt nicht aus der ersten.

Das lässt sich an unserer eigenen Datei prüfen: Der durchschnittliche Stückpreis in CC liegt bei 4,8–6,7 EUR, genau wie in AA. Der Ausläufer ist kein billiger Ramsch und keine beschädigte Ware, sondern sind Positionen mit kleinem Beitrag.

Die richtige Formulierung ist milder und nützlicher: CC ist der Ort, an dem sich nach Kandidaten für die Auslistung suchen lässt, keine Liste der Verurteilten. Bevor Sie eine Position entfernen, sehen Sie sich drei Dinge an: ihre Marge, ihre Rolle im Sortiment (ob Leute ihretwegen kommen und den Rest nebenbei kaufen) und ihr Alter — ein neues Produkt hatte noch keine Zeit, Volumen aufzubauen, sieht im Bericht aber wie der Ausläufer aus.

Die praktische Bedeutung dieser Zelle ist eine andere: Vierundneunzig Zeilen für drei Prozent des Ergebnisses sind vor allem Kosten der Steuerung. Bestellungen dafür sind zusammenzufassen und auf automatische Nachbestellung umzustellen, und die Aufmerksamkeit des Einkäufers ist dorthin zu verlagern, wo der Preis eines Fehlers höher ist.

Sie brauchen eine XLSX-Datei mit einer Kennungsspalte (Code oder Bezeichnung) und zwei Zahlenspalten mit Kennzahlen für ein und denselben Zeitraum. Die Anforderungen an die Daten sind dieselben wie bei der gewöhnlichen ABC — sie stehen im begleitenden Beitrag. Die Datei wird nirgendwohin geladen: Gerechnet wird vollständig im Browser.

Die Reihenfolge ist diese:

1. Datei öffnen — indem Sie sie in das Analysefenster ziehen.
2. Zwei Spalten wählen. Die Reihenfolge zählt, und die Datei setzt sie: Der erste Buchstabe des Codes kommt von derjenigen der gewählten Spalten, die in der Datei weiter links steht. Bei uns ist das der Umsatz, dann die Menge.
3. Die Schwellen der Kategorien prüfen — voreingestellt 80 / 15 / 5 je Achse.
4. Den Bericht lesen: die Matrix, die Tabelle und die Empfehlungen.

Eine Zelle der Matrix lässt sich anklicken, und die Tabelle darunter filtert sich auf diesen Code herunter — genau so sind die Listen der Positionen in den Abschnitten oben entstanden. Die Tabelle selbst ist Ihre eigene Datei plus die Spalten, die die Berechnung hinzufügt: den Anteil der Position an jeder Kennzahl und den ihr zugewiesenen Code.

Der Bericht wird als XLSX gespeichert, sodass Sie ihn von dort mit den gewohnten Mitteln bearbeiten können — Filter, Pivot-Tabellen, oder ihn an Ihren Einkäufer schicken.

Neben dem Bericht zeigt das Produkt eine Auswertung dessen, was mit dieser Struktur zu tun ist. Für die komplexe Analyse sind zwei der Hinweise genau den oben besprochenen Zellen gewidmet: „Positionen mit dem Code AC“ und „Positionen mit dem Code CA“. Beide sind über die erste und die zweite gewählte Kennzahl beschrieben und nicht über Umsatz und Stück — und das ist ehrlich: Das Rechenmodul sieht nur die Spalten, die Sie ihm gegeben haben, und weiß nichts darüber, was sie bedeuten. Aus demselben Grund sagt der CA-Hinweis geradeheraus, dass die Berechnung die Rentabilität dieser Positionen nicht beurteilt.

Auf unserer Datei gibt es sieben Hinweise, und das Panel zeigt die ersten vier: die Warnung vor dem aufgeblähten Ausläufer, den Hinweis zu CA, das Portfolio-weite „rund 20 % der Positionen erzeugen 80 % des Ergebnisses“ und die Klasse A. Die übrigen drei — Klasse B, Klasse C und der Hinweis zu AC — öffnen sich über die Zeile „3 weitere Empfehlungen anzeigen“; auf dem Bild unten ist die Liste vollständig ausgeklappt. Nicht jeder Hinweis lässt sich anklicken, nur die mit dem Filtersymbol: Ein Klick lässt in der Tabelle darunter nur die Zeilen stehen, von denen dieser Hinweis spricht. Bei AC und CA sind das die sechs Positionen der entsprechenden Zelle, bei den Klassenhinweisen die ganze Klasse; die Portfolio-Hinweise sprechen von der Liste als Ganzem und filtern nichts.

Und eine wichtige Einzelheit: die Ratschläge selbst sind unter der Annahme geschrieben, dass die Geldkennzahl zuerst und die Mengenkennzahl zweitens steht. Der Text eines Hinweises hängt nicht von der Reihenfolge der Spalten ab — er sagt „nach der ersten Kennzahl“ und „nach der zweiten“ —, der Rat aber schon: „Preise, Bündel und die Kosten der Belieferung prüfen“ ergibt Sinn für einen billigen Artikel, der oft gekauft wird. Steht in Ihrer Datei die Menge links vom Umsatz, tauschen die Codes in der Matrix die Plätze und der Rat geht an die falsche Zelle. Ein Grund mehr, die Spaltenreihenfolge vor der Berechnung anzusehen und nicht danach.

• Nicht zu prüfen, welche Spalte die erste geworden ist. Die Reihenfolge kommt aus der Datei, nicht aus der Reihenfolge Ihrer Klicks; ohne sie ist der zweibuchstabige Code unlesbar, und einen Monat später ist der Bericht nutzlos.
• Neun Zellen zu vier Gruppen zusammenzufassen und jeder Gruppe einen Rat zu geben. AC und CA landen so im selben Topf, obwohl die Entscheidungen dazu entgegengesetzt sind — und damit geht das Einzige verloren, wofür die Berechnung da war.
• CC als „verlustbringend“ zu lesen. Die Methode misst den Beitrag, nicht die Rentabilität.
• Den zweiten Buchstaben für eine Eigenschaft des Preises zu halten. Der Preis schlägt nur in den Uneinigkeiten zwischen den Buchstaben durch; wo die Buchstaben übereinstimmen, kann er beliebig sein.
• Die beiden Anteile zu verwechseln. Die Matrix enthält den Anteil am Sortiment; der Satz „AA gibt 70 %“ handelt vom Anteil am Umsatz.
• Läufe mit verschiedenen Schwellen oder verschiedener Spaltenreihenfolge zu vergleichen. Das sind verschiedene Berichte, kein Trend.

Die komplexe ABC beantwortet die Frage „was ist bei uns groß sowohl im Geld als auch im Volumen“, aber nicht „wie stabil ist das“. Eine Position kann in AA sitzen und sich dennoch stoßweise verkaufen — und das ist ein anderes Gespräch über den Bestand. Für die Stabilität ist die XYZ-Analyse zuständig, die ansieht, wie die Verkäufe über die Perioden streuen.

Wenn Sie sehen möchten, wie ein zweibuchstabiger Code in Führungsentscheidungen auf Daten angewandt wird, die nicht rein von Waren handeln, gibt es eine Fallstudie: die Direktorin eines medizinischen Zentrums arbeitet eine Patientendatenbank mit der komplexen ABC durch und beschreibt, was sie für jede Gruppe entschieden hat und was drei Monate später daraus wurde.

Und am einfachsten fangen Sie mit genau der Datei an, die Sie ohnehin haben: Steht darin die Menge neben dem Umsatz, kostet Sie die zweite Spalte keine einzige zusätzliche Minute Arbeit — und die zwölf Zeilen in den Ecken der Matrix werden Sie fast sicher überraschen.