Analisi XYZ+ABC: due lettere invece di una

L'analisi ABC risponde alla domanda «quanto rende questo articolo». L'analisi XYZ risponde a «ci si può contare». Prese da sole, le due risposte sono incomplete, e le decisioni che ne derivano risultano sbilanciate.

Guardi due articoli del set di dati dimostrativo. Un caffè in grani miscela 60/40: 42.032 pezzi l'anno, l'articolo più grande dell'assortimento. Biscotti di frolla: 34.378 pezzi, anch'essi classe A. Secondo ABC sono vicini, e le regole per loro dovrebbero essere le stesse.

Ma il coefficiente di variazione del caffè è del 76,8% e quello dei biscotti del 7,6%. I biscotti escono in modo regolare e si possono ordinare a calendario. Il caffè per metà anno resta quasi fermo e d'estate va tre volte più veloce. Le stesse regole per entrambi significano o un magazzino vuoto a luglio o denaro immobilizzato a febbraio.

Due lettere invece di una risolvono proprio questo. La prima dice quanto rende l'articolo, la seconda con quanta regolarità lo fa. Il caffè riceve il codice AZ, i biscotti AX, e il lavoro con loro è diverso fin dal primo sguardo al report.

Il codice è composto da due lettere di seguito, e il loro ordine è rigido.

• La prima lettera è ABC: il contributo dell'articolo al volume complessivo. A sono i più grandi, C è la coda.
• La seconda lettera è XYZ: la dispersione delle vendite nei periodi. X è regolare, Z è irregolare.

In tutto nove combinazioni: AX, AY, AZ, BX, BY, BZ, CX, CY, CZ. Insieme si chiamano matrice — tre righe ABC per tre colonne XYZ.

L'ordine delle lettere va ricordato. AZ e ZA non sono due scritture della stessa cella: AZ si legge «articolo grande con domanda irregolare», e l'ordine inverso nelle tabelle di settore non si usa affatto. Lo strumento stampa le lettere nell'ordine ABC → XYZ, cioè da AX a CZ.

La buona notizia: non c'è nulla di nuovo da calcolare. Entrambe le lettere nascono dalle stesse dodici colonne che lei ha selezionato, lette solo in modo diverso. Come si calcola ciascuna è spiegato nell'articolo sull'analisi XYZ e nell'articolo sull'analisi ABC.

Qui ci si inciampa più spesso: sembra che per l'ABC serva una colonna a parte con il totale annuo o con il fatturato. Non serve.

Lo strumento somma da sé le colonne selezionate. Prende gli stessi periodi da cui calcola la dispersione, li somma per riga e distribuisce gli articoli in A, B e C secondo quella somma. Nel report la somma è visibile come colonna a sé — SUM — così il fondamento della lettera si può sempre verificare con gli occhi invece che darlo per buono.

Ne discende una regola più importante di quanto sembri: l'ABC esce nell'unità in cui sono le sue colonne. Se fornisce pezzi al mese, la divisione in A, B e C verrà in pezzi. Se le serve un ABC in denaro, fornisca il fatturato mensile e non la quantità. Le stesse colonne alimentano entrambe le lettere, quindi anche la dispersione sarà calcolata sul denaro; è del tutto legittimo, basta sapere che cosa si sta misurando.

Nel set dimostrativo le colonne sono in pezzi, quindi anche il contributo si conta in pezzi. Il risultato: A — 24 articoli e l'80,5% del volume, B — 30 articoli e il 14,6%, C — 66 articoli e il 4,9%.

Esiste una seconda analisi con codice a due lettere, ed è tutt'altra cosa.

L'ABC complesso confronta tra loro due grandezze monetarie — per esempio fatturato e margine, oppure vendite e giacenza. I suoi codici hanno l'aspetto di AA, AC, CA … CC: lì entrambe le lettere riguardano il contributo, solo su colonne diverse. Risponde alla domanda «dove il denaro non coincide con il denaro»: un articolo AC vende molto e rende poco.

XYZ+ABC confronta il contributo con il comportamento nel tempo. Qui la seconda lettera non parla affatto di denaro, ma della regolarità della domanda. La sua risposta è un'altra: «dove il denaro poggia su una domanda imprevedibile».

Distinguerli nel report è facile: guardi la seconda lettera. Se è A, B o C, ha davanti l'ABC complesso; se è X, Y o Z, è XYZ+ABC. L'analisi dettagliata delle nove celle monetarie è nell'articolo sull'analisi ABC complessa.

Articoli grandi con domanda regolare. È la parte più tranquilla dell'elenco e quella per cui l'analisi si fa.

Nel set dimostrativo in AX sono finiti 12 articoli — il 10% dell'elenco, che producono il 39,9% di tutto il volume. Una riga su dieci fa quasi il quaranta per cento del giro, e lo fa in modo prevedibile.

Che cosa se ne fa:

• si ordina a calendario — qui funzionano punto di riordino, giacenza minima e consegna regolare;
• si tiene una scorta di sicurezza minima — la domanda è regolare, c'è poco da assicurare;
• si tratta sul prezzo — sono articoli dal volume prevedibile, ed è per loro che si strappano le condizioni al fornitore.

L'errore principale con AX è non toccarli affatto, perché «tanto va già tutto bene». Il denaro risparmiato in magazzino viene soprattutto da qui: togliere una settimana di scorta al nucleo rende più che ripulire tutta la coda.

Articoli grandi con domanda irregolare. Se nel report si cerca una cella sola, è questa.

Nel set in AZ ci sono appena 4 articoli — il 3,33% dell'elenco. Ma a loro spetta il 14,6% del volume annuo. Il tre e mezzo per cento delle righe tiene un pezzo venduto su sette, e quella domanda non si prevede con la media.

Il più grande di essi è proprio quella miscela di caffè 60/40: 42.032 pezzi l'anno con un coefficiente di variazione del 76,8%. È al tempo stesso la prima riga del report per volume e l'articolo per cui la pianificazione non funziona.

Da qui il rischio: un errore in AZ costa caro in entrambe le direzioni. Se manca, si perdono vendite sull'articolo più richiesto. Se se ne prende troppo, si immobilizza denaro in misura paragonabile a un'intera classe B.

Che cosa si fa:

• si individua la causa della dispersione — stagione, promozioni, un cliente grande o semplicemente domanda irregolare. Sono diagnosi diverse e decisioni diverse;
• si assicura la scorta consapevolmente e se ne calcola il costo — in AZ la scorta di sicurezza è la più cara, ed è un pagamento consapevole per la disponibilità;
• si accorcia l'orizzonte d'ordine — più spesso e in lotti più piccoli, se il fornitore lo consente;
• si trattano resi o dilazioni — su un articolo grande e imprevedibile vale la conversazione.

Articoli piccoli con domanda irregolare. La cella più popolata in quasi ogni assortimento.

Nel set sono 27 articoli — il 22,5% dell'elenco a fronte del 2,3% del volume. Una riga su cinque del report porta in tutto 13.713 pezzi l'anno: meno della metà delle vendite annue di un solo articolo del nucleo.

La tentazione è ovvia: ripulire. Ma prima di ripulire conviene guardare perché l'articolo sia finito lì, perché in CZ cadono cose del tutto diverse:

• una novità che ha appena cominciato a vendersi — davanti a sé ha la crescita, e gli zeri di inizio anno producono una dispersione enorme;
• un articolo in esaurimento che non si prende più — gli zeri finali producono la stessa dispersione, ma la decisione è opposta;
• una merce rara ma necessaria — comprata una volta a trimestre, e senza la quale il cliente non viene;
• una piccola voce stagionale che vive due mesi l'anno.

I primi due nel report si somigliano quasi del tutto, e con loro va fatto esattamente il contrario. Come lo strumento li distingue è spiegato nel terzo articolo della serie.

Che cosa si fa del resto della coda: si passa all'ordine su richiesta, si accorpano i lotti per non trasportare un pezzo alla volta, e si toglie ciò che non trattiene né il cliente né lo scaffale.

Le tre celle viste sono i casi estremi. In mezzo ne restano sei, e lì le decisioni sono più morbide.

• AY — grandi, oscillano entro limiti comprensibili. 8 articoli, 26,0% del volume: la seconda cella del set per denaro. Trattati come il nucleo, ma con una scorta di sicurezza maggiore.
• BX — di mezzo, con domanda regolare. 14 articoli, 6,2%. Candidati all'ordine automatico: le regole del nucleo funzionano e l'errore costa meno.
• BY — di mezzo, con oscillazioni. 9 articoli, 4,6%. Scorta di sicurezza ordinaria, nulla di particolare.
• BZ — di mezzo, con domanda irregolare. 7 articoli, 3,8%. La stessa scelta di AZ, ma meno costosa: qui lavorare su ordinazione ha più senso.
• CX — piccoli ma regolari. 14 articoli, 1,0%. La parte più comoda della coda: si ordina da sé e non chiede attenzione.
• CY — piccoli con oscillazioni. 25 articoli, 1,6%. Si guardano insieme a CZ quando si sfoltisce l'assortimento.

La regola generale: più alta è la prima lettera, più costa l'errore; più la seconda si allontana da X, meno ci si può affidare alla media.

Sopra la tabella del report lo strumento disegna la matrice: nove celle, in ciascuna quanti articoli vi sono finiti e quale quota dell'elenco rappresentano. Un clic su una cella filtra la tabella sottostante, così da AZ a quattro righe precise c'è un clic.

Ed ecco la cosa principale da sapere leggendola: le percentuali nella matrice sono la quota sul numero di articoli, non sul denaro. Su AZ compaiono 4 articoli e 3,33% — tre per cento delle righe, non tre per cento del giro. Di giro lì c'è il 14,6%, e questo numero la matrice non lo mostra affatto.

La differenza è enorme, e confonderla è pericoloso in entrambe le direzioni:

• per numero CZ sembra la cella più importante del report — 22,5% dell'elenco. Per denaro è il 2,3%;
• per numero AZ sembra un dettaglio — 3,33%. Per denaro è un settimo dell'intero giro.

La quota in denaro si legge nella tabella stessa: per XYZ+ABC lo strumento aggiunge alle sue colonne tre — il coefficiente di variazione, SUM e il codice di cella. Filtri per cella e sommi SUM: otterrà il contributo del gruppo. L'ordine di lettura è lo stesso dell'analisi XYZ: prima il quadro generale dalla matrice, poi AZ per SUM decrescente, poi il nucleo.

Leggere le percentuali della matrice come denaro. Il più frequente e il più costoso: letta così, la coda sembra il problema principale dell'assortimento e AZ un dettaglio. È il contrario.

Credere che serva una colonna separata con il totale. Lo strumento somma da sé i periodi selezionati, e una colonna in più con il totale annuo, selezionata insieme ai mesi, non fa che rovinare il calcolo: entra sia nella somma sia nella dispersione come un ulteriore «periodo».

Confonderlo con l'ABC complesso. I codici AA…CC e AX…CZ si somigliano ma rispondono a domande diverse. Guardi la seconda lettera.

Raggruppare le celle in «buone» e «cattive». AZ e CZ finiscono entrambe con Z, e le decisioni su di esse sono opposte: una si assicura con il denaro, l'altra si toglie dall'assortimento. La matrice serve proprio a distinguerle.

Applicare le regole del nucleo a tutta la lettera A. AX si ordina a calendario, AZ così non si può ordinare — è esattamente il caso da cui nascono insieme il magazzino pieno e le rotture di stock.

Trarre conclusioni da una cella senza guardarne la dimensione. Quattro articoli in AZ sono una statistica su quattro osservazioni. La decisione si prende guardando gli articoli stessi, non la quota della cella.

La matrice dice che cosa fare di un gruppo. Non dice perché l'articolo sia finito proprio in quella cella: dietro la lettera Z si nascondono la stagione, la crescita, l'esaurimento e la novità — e le decisioni sono diverse, benché la lettera sia la stessa.

• Che cos'è l'analisi XYZ — in parole semplici — da dove viene la seconda lettera;
• Che cos'è l'analisi ABC — in parole semplici — da dove viene la prima;
• Che altro vede lo strumento nei suoi periodi — tendenza, stagionalità, scorte morte e novità dietro gli stessi numeri.