Analisi ABC complessa: che cosa mostrano due indicatori insieme

L’analisi ABC ordinaria prende una colonna di numeri — il fatturato annuo, poniamo — e divide l’elenco in tre classi: A, B e C. Funziona, ed è da lì che si comincia. Come si calcolano le classi, da dove viene la regola dell’80/20 e perché non va presa per una legge sono trattati a parte, in «Che cos’è l’analisi ABC, in parole semplici». Qui non lo ripeto.

Ma un report a una dimensione ha un tetto. Ecco tre domande a cui non può rispondere per principio:

• Dove è immobilizzato il denaro? Un articolo porta molto fatturato, ma come: con vendite regolari o con poche grandi spedizioni all’anno?
• Che cosa fa davvero tornare i clienti? La coda del fatturato contiene sempre articoli che entrano in quasi ogni ordine. A guardare il fatturato sembrano candidati all’eliminazione.
• Dov’è il nucleo e dove ci sono solo numeri grandi? Un articolo può essere in classe A per denaro e vendersi a pezzi singoli.

Tutte e tre le domande riguardano la stessa cosa: una colonna non basta, perché contributo al denaro e contributo al volume sono cose diverse. L’analisi ABC complessa calcola le classi su due indicatori insieme e assegna a ogni articolo un codice di due lettere. Qui di seguito: come si legge quel codice e che cosa fare di ciascuna delle nove celle.

La meccanica è semplice: l’ABC ordinaria viene calcolata due volte, una per colonna, e poi le due lettere si uniscono in un codice. Nessuna matematica nuova: le stesse quote cumulate e le stesse soglie 80 / 15 / 5.

Il che porta alla cosa che quasi tutti dimenticano di annotare:

La prima lettera è la classe secondo la prima delle due colonne, la seconda secondo la seconda. E la prima non è quella che ha cliccato per prima, ma quella che sta più a sinistra nel suo file: la procedura guidata ordina la sua scelta in base al file. Inverta le colonne nel file e AC diventa CA, il che fa dire al report esattamente il contrario.

Può verificare l’ordine al passaggio successivo, senza attendere il report: le soglie delle categorie si impostano per colonna e le schede compaiono nello stesso ordine in cui le colonne entreranno nel calcolo.

Nel nostro esempio la prima colonna è «Fatturato annuo» e la seconda «Unità vendute». Quindi AC si legge «classe A per fatturato, classe C per quantità»: molto denaro su un numero ridotto di unità vendute.

Lungo ciascun asse preso da solo il quadro è quasi da manuale:

• classe A: 40 articoli (20% dell’assortimento), 80,3% del risultato;
• classe B: 50 articoli (25%), 14,8%;
• classe C: 110 articoli (55%), 4,9%.

E lo stesso lungo entrambi gli assi: la coincidenza qui non è tale, è stata predisposta apposta per l’esempio. L’interessante comincia quando quelle due ripartizioni vengono sovrapposte.

Le nove celle sono uscite così:

• AA — 26 articoli, AB — 8, AC — 6;
• BA — 8, BB — 32, BC — 10;
• CA — 6, CB — 10, CC — 94.

Guardi la proporzione: la diagonale contiene 152 articoli su 200, il che significa che per tre quarti dell’assortimento le due lettere sono d’accordo. I disaccordi sono le 48 righe restanti, e i più netti fra essi (AC e CA) sono soltanto 12. Nella matrice c’è poco di interessante, ma costa caro: quelle dodici righe sono il motivo stesso per cui la seconda colonna è stata aggiunta. Se le lettere fossero sempre d’accordo, l’analisi complessa non servirebbe.

Il colore delle celle va dal verde al rosso, con le diciture «Migliore» e «Peggiore». Conviene leggerlo come «più contributo, meno contributo» anziché come un verdetto sul prodotto: il metodo misura il contributo agli indicatori che lei ha scelto e non sa nulla del margine né dei motivi per cui un articolo è in assortimento. Torneremo sull’angolo rosso della matrice.

Un’altra cosa facile da leggere male. Una cella della matrice contiene il numero di articoli e la loro quota dell’assortimento, non la quota del fatturato. Sono le due quote che si confondono di continuo: «AA — 13%» significa il 13% delle righe dell’elenco, non il 13% del denaro. Il denaro in AA, al contrario, sfiora il 70%. Un esame dettagliato di questa trappola è nell’articolo di accompagnamento.

E chiudiamo subito un equivoco diffuso: la seconda lettera non parla del prezzo. Il codice è fatto di ranghi, non di valori, e da solo non dice nulla sul livello di prezzo. Nel nostro file il prezzo unitario medio in AA va da 4 a 8 EUR, ed esattamente lo stesso in CC: da 4,8 a 6,7 EUR. Celle opposte, prezzo identico. Ciò che parla sempre del prezzo è un disaccordo fra le lettere: se un articolo è finito in AC o in CA, il suo prezzo si discosta nettamente dalla media, verso l’alto o verso il basso. Lo vedrà più avanti su righe precise.

Sei articoli. Classe A per fatturato, classe C per quantità: 3,6% del fatturato annuo su 0,6% di tutte le unità vendute.

Eccoli per intero, presi dal report reale:

• olio vegetale di colza, 10 l — 6806 EUR per 190 unità;
• farina integrale, 25 kg — 6416 EUR per 195 unità;
• tè in foglie verde, 1 kg — 6082 EUR per 181 unità;
• cornetti semplici, 48 pz — 5707 EUR per 209 unità;
• tè in foglie alla camomilla, 1 kg — 5449 EUR per 193 unità;
• cornetti al cioccolato, 48 pz — 5095 EUR per 188 unità.

Il prezzo unitario va qui da 27 a 36 EUR contro una mediana di 5,6 EUR su tutto il file. Ecco l’aspetto di «caro e raro»: il fatturato è raccolto non da un flusso ma da qualche decina di spedizioni.

Che cosa ne consegue nella pratica:

• la scorta di sicurezza si conta in unità, non in denaro. Due confezioni in magazzino sono già una somma notevole, ma a questa frequenza di vendita una scorta simile può coprire mesi. È proprio qui che di solito si annida il capitale circolante immobilizzato;
• verifichi quanti acquirenti stanno dietro a quel fatturato. Se quelle 190 spedizioni vengono da tre clienti, non si tratta di un articolo di classe A ma di una dipendenza da tre clienti, ed è di questo che deve preoccuparsi, non dell’assortimento;
• una rottura di stock qui costa cara ma non si vede subito. Un articolo può non vendersi per due settimane semplicemente perché la domanda è fatta così, e non vendersi perché non ne resta ha esattamente lo stesso aspetto.

E che cosa non fare. Le trattazioni più vecchie sull’ABC complessa di solito consigliano, per articoli simili, di «alzare il prezzo o aumentare le vendite». Il prezzo è già cinque o sei volte la mediana dell’assortimento: non c’è più dove alzarlo, e «vendere di più» si scontra non con lo sforzo ma con la natura della domanda: nessuno compra 25 kg di farina ogni settimana.

Sei articoli anche qui, e l’esatto contrario dei precedenti. Classe C per fatturato, classe A per quantità: 0,6% del fatturato su 4,0% di tutte le unità vendute.

Si tratta dell’acqua in bottiglie da 1,5 l (1023–1127 EUR per 1200–1350 unità) e dei tovaglioli in confezioni da cento. Il prezzo unitario va da 0,81 a 1,01 EUR, cinque o sei volte sotto la mediana del file.

Il punto essenziale su questa cella: in un report a una dimensione per fatturato, tutti e sei gli articoli finirebbero in classe C e sarebbero i primi candidati all’eliminazione. Il codice complesso mostra che per quantità stanno in cima all’elenco: vengono acquistati di continuo, in quasi ogni ordine. Toglierli non significa togliere lo 0,6% del fatturato, significa togliere il motivo per cui una parte degli ordini esiste.

Che cosa se ne fa:

• non si eliminano prima di aver esaminato il loro ruolo nell’ordine. Vale la pena verificare quante fatture contengono un articolo simile e che cos’altro c’è dentro;
• il prezzo si maneggia con cautela. È esattamente il caso in cui il prezzo è una leva utile: un piccolo ricarico viene moltiplicato per una grande quantità. Ma anche la sensibilità dell’acquirente è al massimo, perché il prezzo di un prodotto simile lo si sa a memoria;
• si calcola il costo di servizio. Un articolo economico venduto in grande quantità mangia spazio di magazzino, tempo dell’addetto al prelievo e righe in fattura. A volte conviene più ingrandire la confezione che alzare il prezzo;
• si sorveglia la disponibilità. Una rottura di stock qui si nota subito e colpisce l’intero ordine.

AC e CA sono situazioni speculari, e le decisioni che le riguardano sono opposte. Per questo non vanno buttate in un unico calderone «disaccordi» con un solo consiglio: qualsiasi consiglio del genere sarà giusto per una cella e dannoso per l’altra.

Ventisei articoli, il 13% dell’elenco. Rappresentano il 69,5% del fatturato e il 68,3% delle unità vendute: grandi sia in denaro sia in volume. La riga più grande del report è la pasta fusilli in confezione da cinque chili: 49.730 EUR per 8163 unità.

È ciò che non va perso, e il costo di un errore qui è il più alto, come nell’ABC ordinaria. La differenza è che la seconda lettera aggiunge fiducia: l’articolo è grande non per affari occasionali ma per un flusso. Articoli simili si tengono a magazzino, hanno priorità nelle trattative con il fornitore e le loro giacenze si controllano più spesso di tutte.

Il rovescio è la concentrazione: due terzi dell’attività poggiano sul tredici per cento dell’assortimento. Non è né bene né male, ma è un fattore di rischio e va messo per iscritto.

E una riserva, senza la quale il report si legge di traverso: AA non è «i prodotti migliori», sono gli articoli più significativi nei due indicatori che lei ha scelto. Il metodo non sa nulla del margine: vede esattamente le colonne che gli ha dato. Lo rilanci con il margine al posto della quantità e la composizione di AA cambierà sensibilmente.

Trentasei articoli le cui lettere divergono di un gradino. Si trattano con lo stesso principio di AC e CA, solo che le conclusioni sono più morbide.

AB: 8 articoli, 7,2% del fatturato su 3,4% delle unità. Nel nostro esempio sono confezioni grandi e articoli di fascia alta: biscotti in confezioni da 3 kg, olio di oliva in latte da cinque litri, caffè macinato, muffin, da 10 a 15 EUR a confezione. Molto denaro per un volume medio: quello che si guarda è la stabilità della domanda e se l’articolo si trascina dietro scorte eccedenti.

BA: 8 articoli, 3,5% del fatturato su 7,9% delle unità. Pasta in confezioni da mezzo chilo, salse, panna, confettura: 2–3 EUR l’unità. Ruotano bene e rendono moderatamente. È la riserva di crescita più vicina: un piccolo cambiamento di prezzo o di condizioni di fornitura sposta il loro contributo in modo sensibile proprio perché le quantità sono grandi.

BC: 10 articoli (1,9% / 0,9%) e CB: 10 articoli (0,9% / 1,9%). Gli stessi scarti di AC e CA, solo più deboli. Raramente richiedono decisioni proprie: li si guarda quando ci si occupa della cella forte accanto.

La regola comune a tutte e sei le celle «divergenti»: più le lettere si sono allontanate, più il prezzo dell’articolo è distante dal resto dell’assortimento, e più è utile guardare quell’articolo a parte.

Novantaquattro articoli, quasi metà dell’elenco, per il 3,3% del fatturato e il 3,4% delle unità vendute. Poco dell’uno come dell’altro.

È quell’angolo rosso della matrice contrassegnato «Peggiore». Ed è anche il punto in cui i report vengono rovinati più spesso da una formulazione sbagliata. CC non è «gli articoli in perdita». L’analisi ABC non sa nulla delle perdite: divide l’elenco secondo il contributo agli indicatori che le sono stati dati. «Poco fatturato e poche unità» e «genera perdite» sono affermazioni del tutto diverse, e la seconda non discende dalla prima.

Lo può verificare sul nostro stesso file: il prezzo unitario medio in CC va da 4,8 a 6,7 EUR, esattamente come in AA. La coda non è merce scadente né danneggiata, sono articoli con un contributo piccolo.

La formulazione giusta è più morbida e più utile: CC è il luogo dove vale la pena cercare candidati all’eliminazione, non un elenco di condannati. Prima di togliere un articolo guardi tre cose: il suo margine, il suo ruolo nell’assortimento (se si viene per lui e si compra il resto per strada) e la sua età: una novità non ha ancora avuto il tempo di costruire il proprio volume, ma nel report sembra coda.

Il senso pratico di questa cella è un altro: novantaquattro righe per il tre per cento del risultato sono anzitutto un costo di gestione. Conviene raggruppare i loro ordini e passarli al riassortimento automatico, e spostare l’attenzione del buyer dove il costo di un errore è più alto.

Le serve un file XLSX con una colonna identificativa (un codice o un nome) e due colonne numeriche con indicatori riferiti a uno stesso periodo. I requisiti sui dati sono gli stessi dell’ABC ordinaria e sono trattati nell’articolo di accompagnamento. Il file non viene caricato da nessuna parte: il calcolo avviene interamente nel browser.

L’ordine è questo:

1. Apra il file, trascinandolo nella finestra di analisi.
2. Scelga due colonne. L’ordine conta ed è il file a fissarlo: la prima lettera del codice viene da quella delle colonne scelte che sta più a sinistra nel file. Per noi è il fatturato, poi la quantità.
3. Verifichi le soglie delle categorie: 80 / 15 / 5 per asse, come impostazione predefinita.
4. Legga il report: la matrice, la tabella e le raccomandazioni.

Una cella della matrice è cliccabile e la tabella qui sotto si riduce a quel codice: è esattamente così che sono stati ottenuti gli elenchi di articoli delle sezioni precedenti. La tabella stessa è il suo file più le colonne aggiunte dal calcolo: la quota dell’articolo in ciascun indicatore e il codice che gli è stato assegnato.

Il report si salva in XLSX: da lì può lavorarci con gli strumenti abituali, filtri, tabelle pivot, oppure inviarlo al suo buyer.

Accanto al report il prodotto mostra un’analisi di che cosa convenga fare di questa struttura. Per l’analisi complessa due dei suggerimenti sono dedicati esattamente alle celle di cui si è appena parlato: «Gli articoli con codice AC» e «Gli articoli con codice CA». Entrambi sono descritti attraverso il primo e il secondo indicatore scelto anziché attraverso fatturato e unità, ed è onesto: il motore vede solo le colonne che gli sono state date e non sa nulla del loro significato. Per la stessa ragione il suggerimento su CA dice apertamente che il calcolo non valuta la redditività di quegli articoli.

Sul nostro file i suggerimenti sono sette e il pannello ne mostra i primi quattro: l’avvertimento sulla coda troppo pesante, il suggerimento su CA, quello di portafoglio «circa il 20% degli articoli genera l’80% del risultato» e la classe A. I tre restanti — classe B, classe C e il suggerimento su AC — si aprono con la riga «Mostra altre 3 raccomandazioni»; nell’immagine qui sotto l’elenco è completamente aperto. Non tutti i suggerimenti sono cliccabili, solo quelli che portano l’icona del filtro: un clic lascia nella tabella qui sotto solo le righe di cui quel suggerimento parla. Per AC e CA sono i sei articoli della cella corrispondente, per i suggerimenti di classe è l’intera classe; quelli di portafoglio parlano dell’elenco nel suo insieme e non filtrano nulla.

E un dettaglio importante: il consiglio stesso è scritto supponendo che l’indicatore di denaro venga per primo e quello di volume per secondo. Il testo di un suggerimento non dipende dall’ordine delle colonne — dice «per il primo indicatore» e «per il secondo» — ma il consiglio sì: «riveda prezzi, bundle o costo di servizio» ha senso per un prodotto economico acquistato spesso. Se nel suo file la quantità finisce a sinistra del fatturato, i codici della matrice si scambiano di posto e il consiglio va alla cella sbagliata. Un motivo in più per guardare l’ordine delle colonne prima del calcolo anziché dopo.

• Non verificare quale colonna è finita per prima. L’ordine viene dal file, non dall’ordine dei suoi clic; senza di esso il codice di due lettere è illeggibile e un mese dopo il report non serve a nulla.
• Ridurre nove celle a quattro gruppi e dare a ciascun gruppo un solo consiglio. AC e CA finiscono così nello stesso calderone, mentre le decisioni che li riguardano sono opposte: e questo fa perdere l’unica cosa per cui il calcolo era stato fatto.
• Leggere CC come «in perdita». Il metodo misura il contributo, non la redditività.
• Prendere la seconda lettera per una proprietà del prezzo. Il prezzo traspare solo nei disaccordi fra le lettere; dove le lettere coincidono può essere qualsiasi.
• Confondere le due quote. La matrice contiene la quota dell’assortimento; la frase «AA dà il 70%» parla della quota del fatturato.
• Confrontare calcoli fatti con soglie diverse o con un diverso ordine delle colonne. Sono report diversi, non una tendenza.

L’ABC complessa risponde alla domanda «che cosa è grande da noi sia in denaro sia in volume», ma non risponde a «con quanta stabilità». Un articolo può stare in AA e vendersi a strappi, ed è un altro discorso sulle scorte. La stabilità è il lavoro dell’analisi XYZ, che guarda la dispersione delle vendite da un periodo all’altro.

Se desidera vedere come un codice di due lettere si applichi a decisioni gestionali su dati che non riguardano soltanto prodotti, esiste uno studio di caso: la direttrice di un centro medico analizza una base di pazienti con l’ABC complessa e descrive che cosa ha deciso per ciascun gruppo e che cosa ne è venuto tre mesi dopo.

E il modo più semplice per cominciare è il file che ha già: se al suo interno la quantità sta accanto al fatturato, la seconda colonna non le costerà un minuto di lavoro in più, e le dodici righe negli angoli della matrice la sorprenderanno quasi di sicuro.