Che altro vede lo strumento nei suoi periodi

L'analisi XYZ misura un solo numero: quanto le vendite si disperdono attorno alla propria media. È una risposta onesta a una domanda onesta, ma ha un limite: la dispersione non dice da dove venga.

Prenda quattro articoli dal set di dati dimostrativo. Tutti e quattro finiscono secondo XYZ nella stessa classe, la Z:

• salsa di soia, coefficiente di variazione 44,7%: le vendite crescono quasi ogni mese, da 156 pezzi a gennaio a 739 a dicembre;
• caffè miscela 60/40, 76,8%: d'inverno circa 1.200 pezzi al mese, a luglio 8.581 — esattamente sette volte tanto — e di nuovo 1.051 a dicembre;
• zucchero bianco, 81,5%: nove mesi di calo da 199 pezzi a 26, gli ultimi tre mesi a zero;
• cuscus, 111,5%: cinque mesi di zeri, poi vendite da 29 a 259 pezzi.

Una lettera per quattro situazioni del tutto diverse. Un articolo in crescita va comprato in anticipo, uno stagionale prima della stagione, uno in esaurimento va liquidato, e una novità va lasciata prendere velocità. La lettera Z su tutto questo tace — non perché il metodo sia scadente, ma perché risponde a un'altra domanda.

Lo strumento calcola dalle sue stesse colonne alcune altre grandezze per distinguere questi casi. È di loro che parla l'articolo.

La prima cosa che si può ricavare da una serie è la direzione. Attraverso i punti si traccia una retta con il metodo dei minimi quadrati:

La pendenza in pezzi non si può confrontare tra articoli: +50 pezzi al mese sono rumore per un articolo che vende a migliaia e crescita esplosiva per uno che esce a decine. Perciò la pendenza si divide per la media e si trasforma in percentuale per periodo: β / μ. È questo numero che lo strumento chiama tendenza.

Ma la pendenza ha una proprietà insidiosa: c'è sempre. Attraverso qualunque nuvola di punti passa una retta, e guardando solo quella è facile dichiarare in calo una domanda irregolare e mandare l'articolo fuori assortimento. Perciò la direzione non si riconosce dalla pendenza, ma da quanto la retta spieghi davvero i suoi dati:

Le soglie predefinite sono queste. La tendenza si calcola da tre periodi in su e solo con media diversa da zero. La direzione si riconosce con R² non inferiore a 0,5: sotto, la retta spiega meno di metà della dispersione e lo strumento dice che direzione non ce n'è. Poi si legge la pendenza: crescita è più di +5% per periodo, calo meno di −5%, in mezzo è piatto.

Nel set dimostrativo lo si vede su due articoli. Per la salsa di soia la pendenza è +12,8% al mese con R² 0,97: la retta passa quasi per i punti e l'articolo è riconosciuto in crescita. Per il caffè la pendenza è anch'essa positiva, +1,2% al mese, ma R² vale 0,00: la gobba estiva e l'avvallamento invernale la retta non li spiega affatto. Nessuna direzione viene riconosciuta — e giustamente, perché lì di crescita non ce n'è.

Dei 120 articoli del set la direzione è riconosciuta esattamente per tre: due crescono, uno si esaurisce. Gli altri 117 sono piatti, ed è un risultato normale: la maggior parte degli articoli davvero non ha una tendenza.

Il coefficiente di variazione non distingue un articolo stagionale da uno irregolare: entrambi oscillano. A separarli non è l'ampiezza, ma dove sta il volume: una stagione sono più periodi consecutivi, la domanda irregolare sono picchi sparsi.

Per questo lungo la serie scorre una finestra contigua e si misura la quota di volume che cade in quella più «grassa»:

Le soglie: la stagionalità si valuta da sei periodi in su — su una serie più corta la «finestra di un quarto» degenera. Un articolo è considerato stagionale se nella finestra di picco cade il 45% del volume o più.

Per il caffè del set, nella finestra giugno–agosto cade il 56,3% delle vendite annue: un articolo stagionale, ed è proprio per questo che non si può pianificare sulla media dell'anno.

E ora l'avvertenza onesta, senza la quale questa sezione sarebbe un inganno. Su un anno di dati la metrica non vede una stagione, ma la piccosità: una promozione estiva una tantum appare esattamente come una stagione che si ripete di anno in anno. Per distinguerle servono almeno due cicli e una verifica di ripetibilità, e questo lo strumento oggi non lo fa.

La conseguenza si vede sullo stesso set. Il contrassegno di stagionalità tocca a tre articoli, e solo in uno riguarda davvero una stagione:

• per il caffè la finestra di picco è giugno–agosto, un vero rialzo estivo;
• per lo zucchero la finestra migliore è caduta su gennaio–marzo con il 52,5% — ma non è una stagione, è l'inizio di un calo di nove mesi: a inizio anno si vendeva di più perché dopo c'era solo meno;
• per il cuscus la finestra è ottobre–dicembre, 67,1%: nemmeno questa è una stagione, sono i primi mesi di vita di una novità.

Lo strumento in parte si tutela: le scorte morte non arrivano al suggerimento sul picco, quindi lo zucchero non ci arriva. La novità invece sì — e la sua scheda va letta insieme a quella sulle novità.

Due articoli possono avere la stessa quota di periodi a zero e richiedere azioni opposte. Tutto dipende da dove stanno esattamente gli zeri.

Lo strumento conta tre cose: quanti periodi in tutto sono senza vendite, quanti di essi sono consecutivi alla fine della serie e quanti all'inizio.

Scorta morta è un articolo senza vendite per tre periodi consecutivi o più, oppure uno in cui gli zeri sono il 70% o più e nell'ultimo periodo non c'è stata vendita. Lo zucchero del set rientra nella prima condizione: gli ultimi tre mesi sono a zero. La decisione: liquidare la rimanenza e non riordinare.

Una novità è il caso speculare: zeri all'inizio della serie e una vendita nell'ultimo periodo o nel penultimo. Il cuscus rientra esattamente: cinque zeri all'inizio e vendite crescenti fino a dicembre. La decisione è opposta — non toglierlo, lasciargli prendere velocità e non giudicarlo dalla classe ottenuta su un anno incompleto.

La quota di zeri è però vicina — tre contro cinque su dodici — e una regola costruita solo su quella quota manderebbe la novità fuori insieme alla scorta morta. Per questo tutti i segnali qui sono ancorati alla recenza: non conta quanti sono gli zeri, ma da che parte stanno.

Le metriche precedenti guardano una riga. Questa guarda l'intero elenco in una volta e risponde a quanto sia disomogeneo il contributo.

Si calcolano quattro numeri:

• quanti articoli raccolgono l'80% del volume — nel set dimostrativo 24 su 120, cioè il 20% dell'elenco. Quasi la regola 80/20 alla lettera;
• la quota dell'articolo più grande — 7,0%;
• la quota del 10% di articoli maggiori — i dodici più grandi danno il 57,4% del volume;
• il coefficiente di Gini — 0,735. È una misura di disuguaglianza: zero significherebbe che tutti gli articoli vendono uguale, e il limite per un elenco di 120 articoli è 0,992, quando tutto poggia su una sola riga.

Di per sé questi numeri non prescrivono nulla: dicono che tipo di assortimento ha. Se l'80% lo fanno due articoli, dipende da due consegne. Se ne servono ottanta, la coda è troppo lunga e lavorarla articolo per articolo non ripaga. Sono questi i numeri dietro suggerimenti come «la struttura è equilibrata» o «la coda è gonfia».

Sotto la tabella del report lo strumento mostra un pannello di suggerimenti. Nessuna delle metriche descritte sopra diventa una colonna del report né finisce nell'esportazione: lì non c'è né la tendenza, né R², né la quota della finestra di picco. Vivono solo qui, nelle formulazioni delle schede.

Com'è costruito il pannello:

1. L'elenco è piatto e ordinato per importanza, non raggruppato per livello: prima ciò che è critico, poi il resto per dimensione del contributo. Raggruppare spingerebbe una scoperta importante in basso, sotto considerazioni generali sulla struttura.
2. Per impostazione predefinita si vedono le prime quattro schede, il resto sta dietro il pulsante «Mostra altre». Sul set dimostrativo lo strumento ha prodotto 24 suggerimenti, quindi venti restano dietro il pulsante.
3. Su ogni scheda è indicato il livello — «Portafoglio», «Per classe» o «Per articolo».
4. Una scheda con l'icona del filtro si può premere, e la tabella sotto mostrerà solo le righe di cui la scheda parla. Si premono quelle dietro cui sta un insieme concreto di righe: su questo set, 21 schede su 24. Tre non si premono e parlano della struttura dell'intero elenco — lì non c'è nulla da filtrare, è tutto l'elenco.

Elencarli tutti non serve: conta capire i tre livelli in cui compaiono.

Sul portafoglio nel suo insieme. Quale percentuale dell'assortimento è in classe Z, quanto pesa la coda, se la struttura è vicina alla regola 80/20, se la classe C è gonfia. È un discorso sulla forma dell'elenco, e le decisioni sono strategiche: ridurre l'assortimento, cambiare la politica delle scorte.

Su classi e celle. Che cosa fare con la classe A, con la classe X, con la cella AZ, con la cella CZ. Qui il suggerimento ripete quanto spiegato nell'articolo sulla matrice XYZ+ABC, ma con i suoi numeri: quanti articoli sono nella cella e quale quota di risultato danno.

Su singoli articoli. Prodotti chiave, candidati all'uscita, articoli con un picco marcato, articoli in crescita nelle classi basse, novità. Sono le schede più utili: dietro ciascuna sta un breve elenco di righe che si apre con un clic.

L'insieme delle schede dipende dai suoi dati: se nel file non c'è nemmeno una novità, la scheda sulle novità non ci sarà. Due file diversi danno quindi pannelli diversi, e il numero 24 di sopra riguarda questo file, non lo strumento.

L'elenco è breve ma importante: traccia il confine della fiducia.

• Non fa previsioni. Nessuna metrica dice quanto venderà il mese prossimo. Una tendenza descrive il passato, non predice il futuro.
• Non ordina e non calcola il punto di riordino. Un suggerimento dice «tenga una scorta di sicurezza», ma quanta tenerne dipende da tempi di consegna, lotti minimi e livello di servizio, che nel file non ci sono.
• Non conosce il contesto. Una promozione, una rottura di stock, la perdita di un cliente grande, un cambio di fornitore: per lo strumento sono solo numeri in celle. Un articolo mancante a magazzino per sei mesi sembra in esaurimento, benché la domanda non sia sparita.
• Non distingue stagione e picco occasionale su un solo anno di dati — se ne è parlato sopra.
• Non vede nulla oltre alle colonne selezionate. Né giacenze, né prezzi d'acquisto, né margine: se non sono nel file, non sono nelle conclusioni.

L'ordine che funziona.

1. Prima legga le schede di portafoglio: danno il quadro d'insieme e suggeriscono, per inciso, se valga la pena spostare le soglie dell'analisi.
2. Poi prema quelle di articolo e guardi le righe stesse. La scheda «candidati all'uscita — 1 articolo» è utile proprio perché dietro c'è un articolo concreto e non un consiglio generico.
3. Verifichi ogni scoperta con ciò che sa. Lo strumento non sa che il cuscus è una novità introdotta un mese fa per un cliente preciso; sa solo che gli zeri stanno all'inizio. Se coincide con la sua immagine, agisca; se non coincide, cerchi la causa nei dati.
4. Non decida in base a una sola scheda. «Articolo in CZ» e «articolo in crescita» possono riferirsi alla stessa riga e suggerire cose opposte. Non è una contraddizione dello strumento, ma due sguardi sulla stessa situazione, e scegliere tra loro è il suo lavoro.

E soprattutto: i suggerimenti sono un elenco ordinato di punti su cui vale la pena guardare, non un elenco di comandi. Il loro valore sta nel risparmiarle la lettura di centoventi righe, non nel decidere al suo posto.

I tre articoli della serie rispondono a tre domande diverse sullo stesso file: quanto è prevedibile la domanda, quanto rende un articolo e che cosa c'è dietro.

• Che cos'è l'analisi XYZ — in parole semplici — da dove comincia tutto;
• Analisi XYZ+ABC: due lettere invece di una — la matrice di nove celle e la decisione per ciascuna;
• Che cos'è l'analisi ABC — in parole semplici — l'altra metà del codice.