Análisis XYZ+ABC: dos letras en lugar de una

El análisis ABC responde a la pregunta «cuánto aporta este artículo». El análisis XYZ responde a «se puede contar con él». Por separado, cada respuesta es incompleta, y las decisiones que se toman con ellas salen sesgadas.

Mire dos artículos del conjunto de datos de demostración. Un café en grano mezcla 60/40: 42.032 unidades al año, el artículo más grande del surtido. Galletas de mantequilla: 34.378 unidades, también clase A. Por ABC son vecinos, y las reglas para ellos deberían ser las mismas.

Pero el coeficiente de variación del café es del 76,8 % y el de las galletas del 7,6 %. Las galletas salen de forma regular y se pueden pedir con calendario. El café pasa medio año casi parado y en verano se mueve tres veces más rápido. Las mismas reglas para ambos significan o un almacén vacío en julio o dinero inmovilizado en febrero.

Dos letras en lugar de una resuelven exactamente eso. La primera dice cuánto aporta el artículo, la segunda con qué regularidad lo hace. El café recibe el código AZ, las galletas AX, y el trabajo con ellos difiere desde la primera mirada al informe.

El código son dos letras seguidas, y su orden es estricto.

• La primera letra es ABC: la aportación del artículo al volumen total. A son los más grandes, C es la cola.
• La segunda letra es XYZ: la dispersión de las ventas por periodos. X es regular, Z es irregular.

Salen nueve combinaciones: AX, AY, AZ, BX, BY, BZ, CX, CY, CZ. En conjunto se llaman matriz: tres filas ABC por tres columnas XYZ.

El orden de las letras hay que memorizarlo. AZ y ZA no son dos formas de escribir la misma celda: AZ se lee «artículo grande con demanda irregular», y el orden inverso no se usa en las tablas del sector. La herramienta imprime las letras en el orden ABC → XYZ, es decir, de AX a CZ.

La buena noticia: no hay que calcular nada nuevo. Ambas letras salen de las mismas doce columnas que usted seleccionó; solo se leen de forma distinta. Cómo se calcula cada una está en el artículo sobre el análisis XYZ y en el artículo sobre el ABC.

Aquí es donde más se tropieza: parece que para el ABC hace falta una columna aparte con el total anual o con los ingresos. No hace falta.

La herramienta suma las columnas seleccionadas por sí misma. Toma los mismos periodos con los que calcula la dispersión, los suma por fila y reparte los artículos en A, B y C según esa suma. En el informe aparece como una columna propia — SUM — de modo que la base de la letra siempre se puede comprobar a ojo en vez de darla por buena.

De ahí se sigue una regla más importante de lo que parece: el ABC sale en la unidad en que estén sus columnas. Si aporta unidades por mes, el reparto en A, B y C saldrá en unidades. Si necesita un ABC en dinero, aporte ingresos por mes y no cantidad. Las mismas columnas alimentan ambas letras, así que entonces la dispersión también se calculará sobre dinero; es perfectamente válido, solo hay que saber qué se está midiendo.

En el conjunto de demostración las columnas están en unidades, así que la aportación se cuenta en unidades. El resultado: A — 24 artículos y el 80,5 % del volumen, B — 30 artículos y el 14,6 %, C — 66 artículos y el 4,9 %.

Hay un segundo análisis con código de dos letras, y es algo completamente distinto.

El ABC complejo compara dos magnitudes monetarias entre sí: por ejemplo ingresos y beneficio, o ventas y existencias. Sus códigos tienen el aspecto de AA, AC, CA … CC: allí las dos letras son de aportación, solo que sobre columnas distintas. Responde a la pregunta «dónde el dinero no coincide con el dinero»: un artículo AC se vende mucho y aporta poco.

XYZ+ABC compara la aportación con el comportamiento en el tiempo. La segunda letra aquí no habla de dinero en absoluto, sino de lo regular que es la demanda. Su respuesta es otra: «dónde hay dinero apoyado en demanda imprevisible».

Distinguirlos en el informe es fácil: mire la segunda letra. Si es A, B o C, tiene delante el ABC complejo; si es X, Y o Z, es XYZ+ABC. El repaso detallado de las nueve celdas monetarias está en el artículo sobre el análisis ABC complejo.

Artículos grandes con demanda regular. Es la parte más tranquila de la lista y aquella por la que se hace el análisis.

En el conjunto de demostración en AX han caído 12 artículos: el 10 % de la lista, que producen el 39,9 % de todo el volumen. Una de cada diez filas hace casi el cuarenta por ciento de la rotación, y lo hace de forma previsible.

Qué se hace con ellos:

• se piden con calendario: aquí funcionan el punto de pedido, el stock mínimo y la entrega periódica;
• se mantiene un stock de seguridad mínimo: la demanda es regular, hay poco que asegurar;
• se negocia el precio: son artículos de volumen previsible, y es para ellos para los que se consiguen condiciones del proveedor.

El error principal con AX es no tocarlos, porque «ya va todo bien». El dinero que se ahorra en el almacén sale sobre todo de aquí: quitar una semana de stock del núcleo rinde más que despejar toda la cola.

Artículos grandes con demanda irregular. Si va a buscar una sola celda en el informe, busque esta.

En el conjunto, en AZ hay solo 4 artículos: el 3,33 % de la lista. Pero les corresponde el 14,6 % del volumen anual. Un tres y medio por ciento de las filas concentra una de cada siete unidades vendidas, y esa demanda no se puede predecir con la media.

El mayor de ellos es esa misma mezcla de café 60/40: 42.032 unidades al año con un coeficiente de variación del 76,8 %. Es a la vez la primera fila del informe por volumen y el artículo para el que la planificación no funciona.

De ahí el riesgo: un error en AZ sale caro en ambas direcciones. Si falta, se pierden ventas del artículo más vendido. Si sobra, se inmoviliza dinero en un orden de magnitud comparable a toda la clase B.

Qué se hace:

• se averigua el motivo de la dispersión: temporada, promociones, un cliente grande o simplemente demanda irregular. Son diagnósticos distintos y decisiones distintas;
• se asegura el stock a conciencia y se calcula su coste: en AZ el stock de seguridad es el más caro, y es un pago consciente por la disponibilidad;
• se acorta el horizonte de pedido: más a menudo y en lotes más pequeños, si el proveedor lo permite;
• se negocian devoluciones o aplazamiento: en un artículo grande e imprevisible eso merece una conversación.

Artículos pequeños con demanda irregular. La celda más poblada en casi cualquier surtido.

En el conjunto son 27 artículos: el 22,5 % de la lista frente al 2,3 % del volumen. Una de cada cinco filas del informe aporta en total 13.713 unidades al año: menos de la mitad de las ventas anuales de un solo artículo del núcleo.

La tentación es evidente: limpiar. Pero antes de limpiar conviene mirar por qué el artículo ha acabado aquí, porque en CZ caen varias cosas completamente distintas:

• una novedad que acaba de empezar a venderse: tiene el crecimiento por delante, y los ceros del principio del año producen una dispersión enorme;
• un artículo que se apaga y que ya no se compra: los ceros del final producen la misma dispersión, pero la decisión es la contraria;
• un producto raro pero necesario: se compra una vez por trimestre, y sin él el cliente no viene;
• una pequeña línea de temporada que vive dos meses al año.

Los dos primeros se ven casi iguales en el informe, y lo que hay que hacer con ellos es justo lo contrario. Cómo los distingue la herramienta se explica en el tercer artículo de la serie.

Qué se hace con el resto de la cola: se pasa a pedido bajo demanda, se agrupan los lotes para no transportar de unidad en unidad, y se retira lo que no retiene ni al cliente ni el lineal.

Las tres celdas anteriores son los casos extremos. Entre ellas quedan seis más, y allí las decisiones son más suaves.

• AY: grandes, fluctúan dentro de límites comprensibles. 8 artículos, 26,0 % del volumen: la segunda celda por dinero del conjunto. Se tratan como el núcleo, pero con más stock de seguridad.
• BX: medianos con demanda regular. 14 artículos, 6,2 %. Candidatos al pedido automático: las reglas del núcleo funcionan y el coste del error es menor.
• BY: medianos con fluctuaciones. 9 artículos, 4,6 %. Stock de seguridad normal, nada especial.
• BZ: medianos con demanda irregular. 7 artículos, 3,8 %. La misma elección que en AZ, pero más barata: aquí trabajar bajo pedido tiene más sentido.
• CX: pequeños pero regulares. 14 artículos, 1,0 %. La parte más cómoda de la cola: se pide automáticamente y no exige atención.
• CY: pequeños con fluctuaciones. 25 artículos, 1,6 %. Se miran junto con CZ al depurar el surtido.

La regla general: cuanto más alta es la primera letra, más cuesta el error; cuanto más lejos está la segunda de X, menos se puede confiar en la media.

Sobre la tabla del informe la herramienta dibuja la matriz: nueve celdas, y en cada una cuántos artículos han caído allí y qué parte de la lista suponen. Al pulsar una celda se filtra la tabla de debajo, así que de AZ a cuatro filas concretas hay un clic.

Y lo principal al leerla: los porcentajes de la matriz son la parte en número de artículos, no en dinero. En AZ aparecen 4 artículos y un 3,33 %: tres por ciento de las filas, no tres por ciento de la rotación. De rotación allí hay un 14,6 %, y esa cifra la matriz no la muestra.

La diferencia es enorme, y confundirla es peligroso en las dos direcciones:

• por número, CZ parece la celda más importante del informe: 22,5 % de la lista. Por dinero es un 2,3 %;
• por número, AZ parece una minucia: 3,33 %. Por dinero es la séptima parte de toda la rotación.

La parte en dinero se mira en la propia tabla: en XYZ+ABC la herramienta añade a sus columnas tres — el coeficiente de variación, SUM y el código de celda. Filtre por una celda y sume SUM: obtendrá la aportación del grupo. El orden de lectura es el mismo que en el análisis XYZ: primero el cuadro general con la matriz, después AZ por SUM descendente, después el núcleo.

Leer los porcentajes de la matriz como dinero. El más común y el más caro: leído así, la cola parece el problema principal del surtido y AZ una minucia. Es justo al revés.

Creer que hace falta una columna aparte con el total. La herramienta suma los periodos seleccionados por sí misma, y una columna extra con el total anual, seleccionada junto a los meses, solo estropea el cálculo: entra tanto en la suma como en la dispersión como un «periodo» más.

Confundirlo con el ABC complejo. Los códigos AA…CC y AX…CZ se parecen pero responden a preguntas distintas. Mire la segunda letra.

Agrupar las celdas en «buenas» y «malas». AZ y CZ acaban las dos en Z, y las decisiones sobre ellas son opuestas: una se asegura con dinero, la otra se retira del surtido. La matriz existe precisamente para distinguirlas.

Aplicar las reglas del núcleo a toda la letra A. AX se pide con calendario; AZ no se puede pedir así, y ese es exactamente el caso del que salen a la vez el almacén desbordado y las roturas de stock.

Sacar conclusiones de una celda sin mirar su tamaño. Cuatro artículos en AZ son una estadística de cuatro observaciones. La decisión se toma mirando los artículos, no la parte de la celda.

La matriz dice qué hacer con un grupo. No dice por qué el artículo ha caído precisamente en esa celda: tras la letra Z se esconden la temporada, el crecimiento, el apagado y la novedad, y las decisiones son distintas aunque la letra sea la misma.

• Qué es el análisis XYZ — en palabras sencillas — de dónde sale la segunda letra;
• Qué es el análisis ABC — en palabras sencillas — de dónde sale la primera;
• Qué más ve la herramienta en sus periodos — tendencia, estacionalidad, stock muerto y novedades tras las mismas cifras.