Analyse XYZ+ABC : deux lettres au lieu d'une

L'analyse ABC répond à la question « combien cet article rapporte-t-il ». L'analyse XYZ répond à « peut-on compter dessus ». Prise séparément, chaque réponse est incomplète, et les décisions qui en découlent sont bancales.

Regardez deux articles du jeu de données de démonstration. Un café en grains mélange 60/40 : 42 032 unités par an, l'article le plus important de l'assortiment. Des sablés : 34 378 unités, également classe A. Selon ABC ce sont des voisins, et les règles devraient être les mêmes pour eux.

Or le coefficient de variation est de 76,8 % pour le café et de 7,6 % pour les sablés. Les sablés s'écoulent régulièrement et se commandent selon un calendrier. Le café reste presque immobile six mois, puis part trois fois plus vite l'été. Les mêmes règles pour les deux, cela veut dire soit un entrepôt vide en juillet, soit de l'argent immobilisé en février.

Deux lettres au lieu d'une résolvent exactement cela. La première dit combien l'article rapporte, la seconde avec quelle régularité il le fait. Le café reçoit le code AZ, les sablés AX, et le travail avec eux diffère dès le premier coup d'œil au rapport.

Le code, ce sont deux lettres à la suite, et leur ordre est strict.

• La première lettre, c'est ABC : la contribution de l'article au volume total. A pour les plus gros, C pour la queue.
• La seconde lettre, c'est XYZ : la dispersion des ventes sur les périodes. X pour régulier, Z pour irrégulier.

Cela fait neuf combinaisons : AX, AY, AZ, BX, BY, BZ, CX, CY, CZ. Ensemble, on les appelle la matrice — trois lignes ABC sur trois colonnes XYZ.

L'ordre des lettres est à retenir. AZ et ZA ne sont pas deux écritures d'une même cellule : AZ se lit « gros article à demande irrégulière », et l'ordre inverse ne s'emploie pas dans les tableaux du secteur. L'outil imprime les lettres dans l'ordre ABC → XYZ, c'est-à-dire de AX à CZ.

La bonne nouvelle : il n'y a rien de nouveau à calculer. Les deux lettres sortent des mêmes douze colonnes que vous avez sélectionnées, simplement lues autrement. Le calcul de chacune est détaillé dans l'article sur l'analyse XYZ et dans l'article sur l'analyse ABC.

C'est ici que l'on trébuche le plus souvent : on croit qu'ABC réclame une colonne à part avec le total annuel ou le chiffre d'affaires. Ce n'est pas le cas.

L'outil additionne lui-même les colonnes sélectionnées. Il prend les mêmes périodes que celles dont il tire la dispersion, les additionne par ligne et répartit les articles en A, B et C d'après cette somme. Le rapport l'affiche dans une colonne à part — SUM — de sorte que le fondement de la lettre peut toujours être vérifié à l'œil plutôt que cru sur parole.

Il en découle une règle plus importante qu'elle n'en a l'air : ABC ressort dans l'unité de vos colonnes. Vous fournissez des unités par mois, la répartition en A, B et C se fera en unités. Vous voulez un ABC en argent, fournissez le chiffre d'affaires par mois plutôt que la quantité. Les mêmes colonnes alimentent les deux lettres, donc la dispersion sera elle aussi calculée sur l'argent ; c'est parfaitement licite, il faut seulement savoir ce que l'on mesure.

Dans le jeu de démonstration les colonnes sont en unités, donc la contribution se compte en unités. Résultat : A — 24 articles et 80,5 % du volume, B — 30 articles et 14,6 %, C — 66 articles et 4,9 %.

Il existe une seconde analyse à code de deux lettres, et c'est tout autre chose.

L'ABC complexe compare deux grandeurs monétaires entre elles — par exemple chiffre d'affaires et marge, ou ventes et stock. Ses codes ressemblent à AA, AC, CA … CC : les deux lettres y portent sur la contribution, simplement sur des colonnes différentes. Il répond à la question « où l'argent diverge-t-il de l'argent » : un article AC se vend beaucoup et rapporte peu.

XYZ+ABC compare la contribution au comportement dans le temps. La seconde lettre n'y parle pas d'argent du tout, mais de la régularité de la demande. Sa réponse est autre : « où l'argent repose-t-il sur une demande imprévisible ».

Les distinguer dans un rapport est simple : regardez la seconde lettre. Si c'est A, B ou C, vous avez l'ABC complexe ; si c'est X, Y ou Z, c'est XYZ+ABC. Le détail des neuf cellules monétaires est dans l'article sur l'analyse ABC complexe.

De gros articles à demande régulière. C'est la partie la plus calme de la liste, et celle pour laquelle on fait l'analyse.

Dans le jeu de démonstration, AX contient 12 articles — 10 % de la liste, qui produisent 39,9 % du volume total. Une ligne sur dix fait près de quarante pour cent de la rotation, et le fait de façon prévisible.

Ce que l'on en fait :

• on commande selon un calendrier — point de commande, stock minimal et livraison régulière fonctionnent ici ;
• on tient un stock de sécurité minimal — la demande est régulière, il n'y a pas grand-chose à assurer ;
• on négocie le prix — ce sont des articles à volume prévisible, et c'est pour eux que l'on obtient des conditions du fournisseur.

La principale erreur avec AX est de ne pas y toucher du tout, parce que « tout va déjà bien ». L'argent économisé en entrepôt vient surtout de là : retirer une semaine de stock au cœur rapporte plus que dégager toute la queue.

De gros articles à demande irrégulière. Si vous ne cherchez qu'une cellule dans le rapport, cherchez celle-ci.

Dans le jeu de données, AZ ne contient que 4 articles — 3,33 % de la liste. Mais ils représentent 14,6 % du volume annuel. Trois et demi pour cent des lignes portent une unité vendue sur sept, et cette demande ne se prévoit pas à la moyenne.

Le plus gros d'entre eux est ce même mélange de café 60/40 : 42 032 unités par an pour un coefficient de variation de 76,8 %. C'est à la fois la première ligne du rapport par volume et l'article pour lequel la planification ne fonctionne pas.

D'où le risque : une erreur sur AZ coûte cher dans les deux sens. Pas assez, et vous perdez des ventes sur l'article le plus demandé. Trop, et vous immobilisez de l'argent à hauteur d'une classe B entière.

Ce que l'on fait :

• on cherche la cause de la dispersion — saison, promotions, un gros client ou simplement une demande inégale. Ce sont des diagnostics et des décisions différents ;
• on assure le stock en connaissance de cause et on en chiffre le coût — sur AZ le stock de sécurité est le plus cher, et c'est un paiement assumé pour la disponibilité ;
• on raccourcit l'horizon de commande — plus souvent et par lots plus petits, si le fournisseur le permet ;
• on négocie les retours ou un délai de paiement — sur un gros article imprévisible, cela vaut la discussion.

De petits articles à demande irrégulière. La cellule la plus peuplée de presque tout assortiment.

Dans le jeu de données, cela fait 27 articles — 22,5 % de la liste pour 2,3 % du volume. Une ligne sur cinq du rapport apporte au total 13 713 unités par an : moins de la moitié des ventes annuelles d'un seul article du cœur.

La tentation est évidente : faire le ménage. Mais avant de nettoyer, il vaut la peine de regarder pourquoi l'article s'est retrouvé là, car plusieurs choses très différentes tombent dans CZ :

• une nouveauté qui vient de commencer à se vendre — la croissance est devant elle, et les zéros du début d'année produisent une dispersion énorme ;
• un article qui s'éteint et que l'on ne prend plus — les zéros de la fin produisent la même dispersion, mais la décision est inverse ;
• un produit rare mais nécessaire — acheté une fois par trimestre, et sans lequel le client ne vient pas ;
• une petite ligne saisonnière qui vit deux mois par an.

Les deux premiers se ressemblent presque dans le rapport, et il faut en faire exactement le contraire. Comment l'outil les distingue est expliqué dans le troisième article de la série.

Ce que l'on fait du reste de la queue : on passe à la commande sur demande, on regroupe les lots pour ne pas transporter à l'unité, et on sort ce qui ne retient ni le client ni le rayon.

Les trois cellules ci-dessus sont les cas extrêmes. Entre elles se trouvent six autres, et les décisions y sont plus douces.

• AY — gros, fluctuent dans des limites compréhensibles. 8 articles, 26,0 % du volume : la deuxième cellule du jeu de données par l'argent. Traités comme le cœur, mais avec un stock de sécurité plus large.
• BX — intermédiaires à demande régulière. 14 articles, 6,2 %. Candidats à la commande automatique : les règles du cœur s'appliquent et l'erreur coûte moins cher.
• BY — intermédiaires avec fluctuations. 9 articles, 4,6 %. Stock de sécurité ordinaire, rien de particulier.
• BZ — intermédiaires à demande irrégulière. 7 articles, 3,8 %. Le même choix que pour AZ, mais moins cher : ici, travailler sur commande a plus souvent du sens.
• CX — petits mais réguliers. 14 articles, 1,0 %. La partie la plus commode de la queue : commandée automatiquement, elle ne demande aucune attention.
• CY — petits avec fluctuations. 25 articles, 1,6 %. Examinés avec CZ lors du nettoyage de l'assortiment.

Règle générale : plus la première lettre est haute, plus l'erreur coûte cher ; plus la seconde s'éloigne de X, moins on peut se fier à la moyenne.

Au-dessus du tableau du rapport, l'outil dessine la matrice : neuf cellules, chacune indiquant combien d'articles y sont tombés et quelle part de la liste ils représentent. Un clic sur une cellule filtre le tableau au-dessous, donc de AZ à quatre lignes précises il y a un clic.

Et voici l'essentiel pour la lecture : les pourcentages de la matrice sont une part en nombre d'articles, pas en argent. Sur AZ s'affichent 4 articles et 3,33 % — trois pour cent des lignes, pas trois pour cent de la rotation. La rotation y est de 14,6 %, et ce chiffre, la matrice ne le montre pas.

L'écart est énorme, et le confondre est dangereux dans les deux sens :

• en nombre, CZ a l'air de la cellule la plus importante du rapport — 22,5 % de la liste. En argent, c'est 2,3 % ;
• en nombre, AZ a l'air d'un détail — 3,33 %. En argent, c'est le septième de toute la rotation.

La part en argent se lit dans le tableau lui-même : pour XYZ+ABC, l'outil ajoute trois colonnes aux vôtres — le coefficient de variation, SUM et le code de cellule. Filtrez par cellule et additionnez SUM : vous obtenez la contribution du groupe. L'ordre de lecture est le même que pour l'analyse XYZ : d'abord la vue d'ensemble par la matrice, puis AZ par SUM décroissant, puis le cœur.

Lire les pourcentages de la matrice comme de l'argent. La plus fréquente et la plus coûteuse : ainsi lue, la queue paraît le problème principal de l'assortiment et AZ un détail. C'est l'inverse.

Croire qu'il faut une colonne de total à part. L'outil additionne lui-même les périodes sélectionnées, et une colonne supplémentaire portant le total annuel, sélectionnée avec les mois, ne fait qu'abîmer le calcul : elle entre dans la somme comme dans la dispersion, en « période » de plus.

Le confondre avec l'ABC complexe. Les codes AA…CC et AX…CZ se ressemblent mais répondent à des questions différentes. Regardez la seconde lettre.

Regrouper les cellules en « bonnes » et « mauvaises ». AZ et CZ finissent toutes deux par Z, et les décisions y sont opposées : l'une s'assure avec de l'argent, l'autre sort de l'assortiment. La matrice sert précisément à les distinguer.

Appliquer les règles du cœur à toute la lettre A. AX se commande selon un calendrier ; AZ ne peut pas se commander ainsi — c'est exactement le cas qui produit à la fois l'entrepôt saturé et les ruptures.

Conclure d'une cellule sans regarder sa taille. Quatre articles dans AZ, c'est une statistique sur quatre observations. La décision se prend en regardant les articles eux-mêmes, pas la part de la cellule.

La matrice dit quoi faire d'un groupe. Elle ne dit pas pourquoi l'article est tombé dans cette cellule-là : derrière la lettre Z se cachent la saison, la croissance, l'extinction et la nouveauté — et les décisions diffèrent bien que la lettre soit la même.

• Qu'est-ce que l'analyse XYZ — en mots simples — d'où vient la seconde lettre ;
• Qu'est-ce que l'analyse ABC — en mots simples — d'où vient la première ;
• Ce que l'outil voit d'autre dans vos périodes — tendance, saisonnalité, stock mort et nouveautés derrière les mêmes chiffres.